"نگهداري اسناد"
بسم الله الرحمن الرحیم
خلاصه اي از كتاب "نگهداري اسناد"
نوشته: آن پیترسون
ترجمه: رضا مهاجر
توسط دوستان:
آزاده محمدي،مريم يارمطاقلو،سميه طهماسيان،سميرابختياري
زمستان 138
درباره کتاب
کتاب"نگهداری اسناد"حاصل همکاری چندین آرشیواسترالیاست وبخش عظیمی ازیافته های این حرفه راآشکارمی سازد.این کتاب اولین منبع جامع ازرشته"اداره اسناد"است.ودرواقع این اثرنتیجه همکاری نزدیک آرشیوهای کوچک وبزرگ،دولتی وخصوصی است.
فصل اول
(معرفی اسناد وحرفه آرشیو)
“Archives”چیست؟وقتی کسی این واژه رابه زبان می آوردچه مفهوم ومعنایی درذهنتان قوت می گیرد؟این لغت به معنای برنامه آرشیوی “Archives Program”،ساختمان آرشیویاخودسنداست.
1-“Archives”برنامه آرشیو:که شکل اختصاری مواردی مثل اینکه ماچه می کنیم؟چگونه وظایف خودراانجام می دهیم؟وچرااین وظایف راانجام می دهیم؟.بنابراین برنامه آرشیومربوط به چگونگی تکمیل فنی کار،شامل:استانداردها،هدف وروش هاست.همچنین به اداره یک واحد سازمانی که به خودی خودبرای کارمحتاج پول،کارمند وتجهیزات ووسایل است،مربوط می شود.برنامه ارشیو،مدیریت”Managing” رانیزشامل می شودوخصوصیت کارمندسالاری داردوتوفیق آنهاوابسته به تصمیماتی است که کارمندان اتخاذ می کنند.
2-“archives”ساختمان آرشیو:معنای دومی که آرشیودرآن به کارمی رود،برساختمان،مخازن یابایگانی هایی دلالت دارد که اسناددرآن نگهداری می شودوباید به خاطر داشت که بابرنامه ریزی وتدبَر،می توان فضای ساختمانهای موجودراطوری بافعالیَت آرشیوسازگارکردتاحوائج آرشیویست هایی که استطاعت ساختن عمارات مدرن راندارند برآورده شود.
3-“Archives”اسناد:ویژگی های مشترک بین اسنادوپیمان نامه ها:الف-به خاطربرخی فاکتورهای ذاتی برخی اسنادشایسته نگهداری دائمی اندوبه دلایل تاریخی واداری اهمیَت دارند.ب-برخی اسناددرخلال فعالیت های جاری سازمان تشکیل شده اند.ولی برای اجرای وظیفه پیشین ازتاثیرآنهاکاسته شده است.
"سرهیلاری جنینکسون"خصوصیات اسنادرااین گونه شرح می دهد:اسنادآن دسته مدارکی اندکه طی فرایندهای طبیعی ودرخلال فعالیَتهای دولتی یاخصوصی درزمان های مختلف تولیدمی شوندوبعدتوسط افرادی که جوابگوی اموراسنادهستندنگهداری وسرویس دهی می شوند.
سازمانهاوافراد،هریک به تولیدونگهداری اسنادمی پردازندکه تنها5الی 10درصدآنهااسنادآرشیوی محسوب می شوند.براین اساس میتوان گفت تمام اسنادآرشیوی،سند”Records”هستند.اما تمام سندها،اسنادآرشیوی نیستند.بنابراین پیش ازآنکه انتقال اسنادبه آرشیو صورت گیردشناخت تک تک اسنادآرشیواهمیَت دارد.
اسناددراشکال واندازه های مختلفی تولید می شوند که می توان به طرح،رسانه،پوستر،پرونده،چارت،کتاب،عکس،فیلم و...اشاره کرد.
چرااسنادرانگه می داریم؟
اساسی ترین دلیل نگهداری اسناد،وظیفه مهم این منابع به منزله یک شناسنامه ملی است درست نظیرافراد بدون شناسنامه،سازمان های بدون هویت هم کارایی لازم راندارند.دلیل مهم تردرواقع علاوه برعلل مالی-اداری عوامل تاریخی-فرهنگی نیزدراین راه موثرندوشواهدی درخورتوجه وفراتراززمان نیزبرای جامعه خارج ازسازمان فراهم می آورند.
وبلاگ حاضر وبلاگ گروهی دانشجویان روابط عمومی و روزنامه نگاری دانشگاه علامه طباطبایی بوده که از تاریخ 1/12/88 توسط دانشجویان ورودی 88-89 مطالب خود را در آن نگاشته اند