ارتباطات و روابط عمومی

1-حفظ نظم سازمانی”Provenance”که نیازمندان است که اسنادشخص یاسازمان ،بااسنادشخص یاسازمان دیگرتداخل پیدانکنند.برای مثال:اسنادعضویت،اسنادمشاجره ومیانجی گری،اسنادمالی وجلسات نبایدبا یکدیگرمخلوط شوند.

2-اصل حفظ نظم اولیه که محتاج آن است که نظم آغازینی که زیرآن،سازمان یاشخص مبادرت به تولید،نگهداری واستفاده ازسندکرده است،محترم شمرده شده وبه همان ترتیب حفظ شودبنابراین اگرآرشیویست پرونده ای دریافت کردکه به شکل شماره ای وبرحسب کد پستی تنظیم شده بود،حفظ این نظم ضرورت دارد.

رعایت این دواصل برای حفظ ویژگی های استنادی واطلاعاتی که اسناد باخود دارند مهم است.وپزوهشگران آینده می توانند باهمان نظم اولیه وباهمان ترکیب سابق به اسنادمراجعه کنند وبه تفسیروبررسی اطلاعات مبادرت نمایند.

آرشیووحرفه های مشابه

مدیران اسناد،کتابداران وموزه داران وآرشیویست ها.هریک ازاین مشاغل بامنابعی سروکاردارندکه براساس پیشینه وخصوصیات بایکدیگرمتفاوتند.تفاوت آنهابه صورت خلاصه به شرح زیراست:

1-مدیراسناد:معمولادفاترثبت تولیدونظارت براسنادجاری موردنیازامورسازمان رابرعهده دارند-تنظیم اسنادوکنترل آنهامعمولابه وسیله مدیران اسناداعمال می شود.-استفاده کنندگان ازاین منابع برای انجام وضایف اصولاکارمندان سازمان هستند-مدیراسنادبرای یافتن اسناداقدام به نگهداری واستفاده ازنمایه هاودفاترثبت می کنندوهدف نگهداری کنترل وبازیابی موثراقتصادی ونظام مند اسناد موردنیازدرعملیات کارسازمان وانجام وظایف می باشد.

2-آرشیویست:آنچه نگهداری می کنند،آرشیوبااسناد راکدی است که برای نگهداری دائمی انتخاب شده اندواکثرامنتشرشده ویگانه اند-استفاده کنندگان راسیاست های آرشیوواهداگران وامانت گذارندگان انتخاب می کنند-تنظیم اسنادبه ترتیبی است که تولیدکننده ایجادکرده،نگهداری واستفاده می شود-برای یافتن اسنادآرشیویست راهنماوسایراطلاعات رابرای پژوهشگران آماده می کند-مطالعه اسناددراتاق تحقیق ساختمان آرشیووزیرنظارت مسئولین اتاق انجام می شود-هدف ازنگهداری اسناد حفظ آنهاست چون ارزشهای استنادی واطلاعاتی دارند.

3-کتابدار:کتابخانه منبع چاپی رادرهررسانه ای ازجمله فیلم وکتاب که به تعداد زیاد منتشرمی شود نگهداری می کند-تنظیم اسنادبه وسیله نظام طبقه بندی ازپیش تعیین شده ای است،مثل کاری که درکتابخانه کنگره انجام می شود-تمامی اعضای جامعه می توانندازکتابخانه استفاده کنند.مثل کتابخانه مدرسه-نحوه یافتن کتاب ها با توجه به فهرستهای نام اثریاموضوع آن ودیدن قفسه هاست-محل مطالعه درساختمان کتابخانه یادرخانه به صورت امانتی است-هدف ازنگهداری برپایی کامل وجامعی که به درستی بایگانی وکنترل شده وبه طور موثر به کارگرفته می شود-مراجعه کنندگان به علت اهداف آموزشی وتفریحاتی به کتابخانه مراجعه می کنند.

4-موزه داران:موزه اشیائی رانگهداری می کندکه گاه یگانه اندوگاه به تعدادزیادی یافت می شوند-تنظیم اشیاچندان مهم نیست وکنترل اهمیت دارد-استفاده کنندگان همه اعضای جامعه هستندوازطریق مراجعه به نمایشگاه وموزه،آثاررامشاهده می کنند-منابع موزه درگالری ها ومحوطه های نمایشگاه دیده می شوند-هدف ازنگهداری جمع آوری ونگهداری اشیابرای جامعه است-مراجعه کنندگان به دلایل آموزشی وتفریحی یازیبایی شناختی به موزه مراجعه می کنند.

 پیشه آرشیو

بااینکه جامعه استرالیا بیش ازیک قرن به امرآرشیوتوجه کردهاست اماحرفه آرشیوحرفه نسبتاجدیدی به شمارمی رود.

سه حادثه بزرگ دراین پیشه اتفاق افتاده است:الف-اقدام دانشگاه "نیوساوث ویلز"دراعطای مدرک مدیریت آرشیوبه علاقه مندان کاردراین موسسه بود.ب-تاسیس شورای مستقل آرشیویست های استرالیادرسال 1975.ج-شکل گیری شورای آرشیواسترالیادرژولای1985.

انواع موسسات آرشیوی استرالیا

با وجود تنوع موسسات آرشیوی دراسترالیا،مجموعه های این مخازن ازسه نوع مشخص تجاوزنمی کند:

1-اسنادطبیعی یادرون سازمانی(آرشیوی که تنهااسنادمادرراجمع آوری می کند)مثل شرکت املاک "بروکن هیل"که فقط اسناد موسسات تابعه آن رابرای نگهداری می پذیرد.

2-گردآوری اسناد(آرشیوی که ازچندین منبع،مربوط به ناحیه/محل،موضوع،اقدام یارسانه ویژه ای سندجمع آوری می کند)مثل اسنادکاروتجارت.این آرشیواسنادتجاری،بازرگانی واسنادسازمان هاواتحادیه های حرفه ای رانیزدرخودجای می دهد.

3-ترکیبی ازدومواردقبل که هم به طورطبیعی ازموسسه مادرتغذیه میکند وهم ازسایرمنابع،سندقبول می کند.مثل کتابخانه "تاریخ غرب استرالیا"که درعین حال اسنادمشاغل مختلف،مدارس،کلیساها واتباع کشوررانیزمی پذیرد.

مشارکت آرشیوی

هرآرشیویست درقبال اهداگران،کاربران اسناد،منابع آرشیو،موسسه مادروسایرموسسات وهمکاران آرشیوی خویش درارتباط است،متعهد می باشد.به همین دلیل به تدوین قوانین اخلاقی وپایبندی به آن اصرارمی ورزد.نمونه هایی ازمعیارهای اخلاقی که آرشیویست دراجرای مسئولیَت متنوع خویش اعمال می کندعبارتنداز:الف-دفاع ازصحت معنوی وفیزیکی اسناد.ب-تعهدداشتن نسبت به قوانین سازمان وفاش نکردن اطلاعات اسنادی.ج-احترام به محرمانه بودن مذاکرات بااهداگران وسپارندگان اسناد.د-رفتارمنصفانه ومودبانه باتمام مراجعین.ه-همکاری باسایرهمکاران وسازمان ها پیرامون مسائل مربوط به اسناد.

 انجمن آرشیویست های استرالیا

همه مابرای نگهداری اسناددرتکاپوییم وموفقیَت زمانی حاصل می شودکه راه حل مشکلات راباهمکارانمان درمیان بگذاریم وقوانین مشترک اعمال کنیم.همین انگیزه،آرشیویست هارابه تشکیل "انجمن آرشیویست های استرالیا"وحفظ ارتباط،مشارکت وایفای سهم درآن ترغیب نمود.

این انجمن دوهدف عمده دارد:

1-درپی تشخیص وبررسی ورفع مشکلات ومعضلات آرشیویست ها است.

2-عامل تسهیل درارتباط وهمکاری بین آرشیویست ها،سازمان ها،آرشیوها،کاربران وسلیرمتخصصینی است که به تکمیل کارآرشیویست ها کمک می کنند.درواقع این انجمن وسیله ای برای ایجادارتباط،حمایت،یادگیری وتدریس،آشناکردن وبازکردن باب رقابت دربین اعضااست.

 اهداف جامعه چیست؟

1-بهبودراه های حفظ ونگهداری اسنادبه کمک روش های موجود.

2-تفهیم ماهیَت اسنادوارزش آن به توده مردم وگروه های ویژه.

3-ارج نهادن به حرفه آرشیویست ها وتلاش برای بهبود موقعیت شغلی ورفاهی او.

4-تشویق آرشیویست ،آرشیووبهره وران اسناد،به حفظ همکاری وارتباط بیشتر.

5-انتشارمجله یاسایرمنابع ازاهداف جامعه.

                                                    فصل دوم

                                               (سازماندهی اسناد)

مراقبت ازاسناد

جمع آوری ومراقبت اسنادبایدبه شیوه ای مسئولانه ،مدبرانه وباتعهدصورت پذیرد وپذیرش تعهدات متعهد درقبال اسناد،تولیدکنندگان وکاربران مجموعه عامل اصلی قبول مسئولیت اسناد می باشد.استمرارمراقبت وتامین منابع لازم برای آن واستمرارحفاظت وسرپرستی ازآنجاکه آرشیویست بامنابع یگانه،پراهمیت وعامه پسند سروکاردارد مهم است.وعامل نظم برای وی حیاتی است ازاین روتدوین سیاست ها،برنامه ها ورویه هایی برای ایجاد ساختارآرشیووپی ریزی رهیافتی استواربسیاراهمیت داردوروش مطمئن برای کدگذاری اطلاعات وایجاد استانداردهایی است که خودبه عنوان مدرکی شفاف واطلاعاتی،به دست همکاران کنونی یاآتی ماخواهدرسید.

 سیاست اسنادوهدف ازتدوین آن

سیاست اسناد"Archives Policy"ازاساسی ترین ابزارهای سازمانی وبیانیه ای جامعی است که شامل :اهداف،مقاصدوشرایطی که حدود ودامنه فعالیَت های آرشیو،مجوزفعالیت این موسسه وخدمات آن رامشخص می کند وبرای دستیابی به چندین هدف تدوین می شود:

1-توصیف حدوداسنادوشرایط دستیابی به آنها.

2-ایجاد پشتوانه ای قانونی برای آرشیویست که همه نیروهای موجودرابه کارگیردودرجهت انجام وظایف مختلفی که به وی واگذارشده است فعالیَت کند.

3-تضمین استحکام،وحدت وبی طرفی رویه ها وشرایط پذیرفته شده برای مدیریت واستفاده ازاسناد.

رویکرداین سیاست رویکردی جامع وکلی است وبیانگرفلسفه کلی ومحدودیت های برنامه اسناداست وبه کاراسنادوآرشیویست جنبه قانونی می دهدوازآنهاحمایت می کندومشتمل برعوامل زیراست:1-حدوداختیارمدرک سیاست اسناد باید بیان شودواین که چه کسی دراین سیاست مشارکت دارد ومسئولیت اسنادبا کیست؟ وبیان نام صحیح دارنده وسازمان مادر2 -مشخص کردن هدف آرشیو3-تعریف وازه هامثل واژه های اسناد،آرشیو،اسنادرسمی وغیررسمی،اسنادجاری وراکد،که بایدبه دقت تعریف شوندتاتمامی خوانندگان "مدرک"رادرک کنند.4-توضیح ویژگی های سازمانی ومحیط حاکم بربرنامه اسنادنیزلازم است مثل وضعیت داخل سازمان ،موقعیت ومسئولیتهای آرشیویست،همکاری اعضاوکارکنان باآرشیویست ها،شرایط انتقال اسناد،نگهداری اسناد.

درکل ایجادمدرک سیاست اسنادکارپرزحمتی است اماوقتی با موفقیت کامل همراه شوداهمیت بسیاری پیدامی کند.مدرک سیاست اسناد پایه گذاربرنامه اسناداست.

 آغازکار

مدیریت آرشیومستلزم اداره پنج حیطه گسترده است:

1-مدیریت خویشتن:مدیریت خویشتن درواقع همان سازماندهی خوداست واینکه مازمان وانرژی خودراچگونه برنامه ریزی وسازماندهی کنیم.زمان پاسخگویی به تلفن هاباید منظم ومرتب کنیم.تقسیم طرح های حساس پیش ازانجام رادرنظربگیریم.وبه مشاغلی که بابرنامه آرشیو ارتباطی نداردپاسخ منفی دهیم.

2-اطلاعات موردنیازبرای اداره:اینکه منابع اطلاعاتی خودراسازماندهی کنیم وآنهارادرپوشه های مشخص ومنظم،قفسه هاوکابینت های برچسب دارنگه داریم.مثلابرای یافتن نشریه هامی توان"کارت ایندکسی"Card Indexبه وجودآوردودرآن سرعنوان موضوعی مثل عکس هاونقشه هارابرگزید.

تدوین فرم هاورویه های سیستم مدیریت برای آرشیوشرایطی داردازجمله:1-یافتن روش هایی برای اندازه گیری کارکرد.2-فرموله کردن اطلاعاتی که قراراست به کاربرخدمات ارائه شود.3-ثبت وگزارش یافته ها.و...

بهتراست قبل ازمعرفی یک رویه یافرم،مدتها عمیقا فکرکنیم که متناسب باسیستم موردنظرماباشد.

مدیریت کارکنان:مسئله استخدام نیروی کارفعَالیتی پرزحمت است.اداره امورمربوط به استخدام باعوامل زیردررابطه است:الف-فراینداستخدام ب-آموزش وپیشبرد توانایی ها ج-تقسیم مسئولیت هاوپروژه ها د-ارزشیابی کارکنان.

قبل ازاستخدام کارکنان ازاطلاعات زیرباید مطمئن باشیم:اینکه آیا سازمان توانایی استخدام افراد جدید رادارد؟چه تعدادکارمند دراختیارداریم؟کارمندان دارای چه مهارتهایی هستند؟

پس چون اسناد،منابعی یگانه اند وکسانی که باآنهاکارمی کنندبایدبه دقَت واحتیاط برگزیده شوند.برای هرپست فهرستی ازوظایف تدوین شود وهمچنین فهرستی ازمعیارهای گزینش برای استخدام افراد داشته باشیم وفهرستی ازسوالاتی که دوست داریم ازداوطلب بپرسیم تهیه کنیم.

پس ازگزینش،آموزش کارمندان جدیدلازم است وآموزش کارامد بدین معناست که کارمند می تواندازپس تمامی طرح های محوله به صورت مستقل وموثربرآید وناآگاهانه وبابی توجهی به منابع آسیبی نزند وقادربه یادگیری وکسب رضایت درونی ازکارخویش باشد.همچنین آموزش به دوصورت عملی وتئوری انجام می شودوهمیشه بامثال ونمونه همراه است.

4-مدیریت امورمالی:آرشیوباسه مشکل مالی پرهزینه روبرواست:1-دراختیاربودن بودجه 2-کفایت واستمراردریافت بودجه 3-چگونگی اختصاص بودجه.

ازآنجایی که جمع آوری ونگهداری اسناد،هزینه برداراست،موسسه نباید با دست خالی مبادرت به این کارنماید.بنابراین آرشیوازسه راه قادربه کسب هزینه های خویش است:الف-ازسازمان مادر ب-ازاهدائات،پشتیبانی های مالی وحق استفاده ازاسناد ج- ترکیبی ازاین دو.

اگرتامین بودجه متکی به روش دوم باشد آرشیودروضع مخاطره آمیزی قرارخواهدگرفت.باید بین برنامه آرشیووبرنامه جمع آوری بودجه وپول تعادلی وجود داشته باشد.

اگردردسته اول قرارگیردباید به عنوان راهبردی موثر،وضعیت مالی خودراتعریف کندبرای مثال توضیح دهد که جه کسی پیش نویس بودجه راتایید وبه تصویب می رساند،یاسیکل تدوین بودجه چیست.بنابراین بودجه باید طوری آماده شود که گویی موفقیت درچند قدمی شماست یعنی باید واقع بین بودودقت لازم راداشت وتوضیح دادکه هربندازبودجه به چه کارمی آید.

بودجه نویسی ودریافت وجوه،اولین قدم درسیکل کارآرشیواست.درکل رسیدگی به امورمالی،فرایندی دشواروکسل کننده است وتنها درصورت کنترل جدَی،خوب جلوه می کند ووابسته به دوعملکرداست یکی تصویر آرشیو و دیگری توانایی آرشیویست درمتقاعد ساختن افرادمناسب.

5-مدیریت وسایل،امکانات وبایگانی:آرشیویست بایدبه بهترین وجه برای تهیه وسایل وامکانات بایگانی اقدام کند واولین مسئولیت وی آن است که اسنادتحت نظارتش درحدامکان دربهترین محیط وبابهترین مراقبت نگهداری شود.دانش آرشیویست ازبایگانی اهمیت سازنده ای دارد.قبل ازاینکه کارمدیریتی رادراین بخش انجام دهد بایدبرای مواردزیرآماده باشد:1-نیازهای جاری آرشیورادرک کند 2-نیازهای چندسال آینده راپیش بینی کند 3-باامکانات موجودبه خوبی آشنا باشد 4-شکیبایی وپایداری بسیاری به عنوان یک آرشیویست ازخودنشان دهد.

تصمیماتی که درموردمحل وچگونگی بایگانی وخدمت دهی اسناداتخاذ می شود،به شدت به نوع فعالیَت هاومنابع آینده بستگی داردکه همگی قابل پیش بینی است.

تجهیزات موردنیازآرشیوبه چهاردسته تقسیم می شوند:

1-اداری 2-بایگانی 3-مرجع/منابع اداری 4-مرمَتی

آرشیویست بیشترمتمایل به خریداری لوازم دسته اول است مثل لوازم تحریر،قفسه ها،کابینت های بایگانی امااین لوازم رامی توان قرض گرفت ویادسته دوم خرید.اکرآرشیویست بیش ازهرچیزبرهدایا،وام وخریداری لوازم دسته دوم متکی باشد ارزشمندترین دارایی وی،شبکه گسترده ارتباطات مردمی است.

 ساختمان آرشیو

وسایل آرشیوبه دوگروه تقسیم می شوند:الف- ساختمانی که باهدف وبرنامه ریزی قبلی به منظوررفع نیازهای ویژه مجموعه ساخته شده است ب-ساختمانی آماده یابخشی ازیک ساختمان که برای استفاده به منزله آرشیوباید اندکی تغییرشکل داده شود.

محل دلخواه بایدنزدیک جامعه کاربران اصلی،وسایل نقلیه مناسب وساختمان دربرابرآتش وآفات مقاوم باشد.تعدادپنجره هامحدود باشدوتهویه هوابه خوبی انجام شودوازمجاورت ساختمان آرشیوکنارتاسیسات خطرناک،نقاط سیل خیز،زلزله خیزپرهیزشود.اتاق های آرشیو،شیروانی یازیرزمینی نباشد وخطراتی نظیرنشت آب وگازومواد شیمیایی اسنادراتحدید نکند.

 شرایط کلی درآرشیو

بدون توجه به محل آرشیو،اولویت های شرایط درآرشیوازاین قرارند:

الف-تدارک محیطی مناسب وبااستحکام

ب-اطمینان ازامنیت وایمنی

ج-اطمینان ازکافی بودن فضا

د-تنظیم واختصاص فضابه منظورپیشبرد جریان کار

به طورکلی وسایل آرشیوبایدایمن،تمییزودورازهرگونه نوسان شدیدآب وهوایی باشد.صدورمجوزخروج واستفاده ازاسناد،خارج ازچهارچوب آرشیو،به استثنای چندوضعیت ویژه وکنترل شده غیرمنطقی است وفقط کارمندان مجازبه برداشتن اسناد ازقفسه ها هستند.

درکل اسنادی که قراراست تامدتها حفظ شوندباید درثابت ترین،پاک ترین ونظیف ترین محیط ممکن نگهداری شوند وانواع خطراتی که بایدازوقوعشان جلوگیری کردواحتمال بروزآنهاراکاهش دادعبارتنداز: دماورطوبت؛درشرایطی که رطوبت پایین باشدکاغذ تروشکننده می شود)،آفات وحشرات،گردوغبار،نور؛نوررابایدکنترل کردچون واکنش های شیمیایی درکاغذ وجوهررا تشریع میکند،خطرات آب وآتش.

پس ازآنکه آرشیویست محل وامکانات مناسب رابدست آورد ونیازهای محیطی ومتداول برای ساختمان رامرتفع نمود،نوبت به تخصیص فضای ساختمان می رسد.

فرمول پذیرفته شده آرشیوآن است که 60%-70%فضابه بایگانی و15%-20%به پردازش اسناداختصاص یابد ومساحت باقیمانده بین قسمت اداری وقسمت های عمومی تقسیم شود.بنابرنوع مجموعه ،مراجعه کنندگان،بودجه ورابطه آرشیودرچهارچوب سازمان مادر باید بربعضی ازقسمت های آرشیوبیشتر تایید شود وبقیه درموقعیت های ضروری مورد توجه قرارگیرد.برای مثال"آرشیوانجمن تاریخ"احتمالابرخدمات مرجع وامکانات نمایشگاهی بیشترتاکید می کندودرمقابل آرشیو"درون سازمانی"یک موسسه تجاری اولویت رابه بایگانی هاوفضای اداری می دهد.

*چگونگی اختصاص فضا برکارایی وسرعت کارآرشیویست تاثیرمی گذارد.برای مثال اگربایگانی آرشیو دورازقسمتهای پردازش اطلاعات وخدمات مرجع باشد،بایگانی اطلاعات با تاخیرانجام می شود.

قسمت بایگانی:که60%-70%امکانات آرشیورابه خوداختصاص می دهد،موطن دائمی اسناداست وکیفیت ومدیریت آن تاثیرفزاینده ای برروند پیوسته نگهداری می گذارد.رفت وآمد وکاردراین قسمت هاباید درحداقل میزان ممکن حفظ شود تامحیط دروضعیت پایداری قرارگیرد.همچنین برای ممانعت ازجابجایی اسناد درپرونده ها،تعدادکسانی که به قفسه ها دسترسی دارند،باید به شدَت محدودشود ودرصورت امکان وظیفه بازیابی وقراردادن سند درپرونده به یک نفرواگذارشود.

قسمت پردازش:این قسمت جایی است که درآن سناد،دریافت شده وضمن پاکسازی،تنظیم وتوصیف می شوند.قسمت پردازش اغلب15%-22%ازکل امکانات آرشیورااشغال می کندازاین جهت که فعالیَت های پردازشی محتاج اجناسی نظیرکاغذ،جعبه،اسیدآزاد وپرونده است.این قسمت باید فضای کافی برای نگهداری چنین اقلامی راداشته باشدوبرای کاهش امکانات انتقال اسناد،قسمتی که اسناددرآن دریافت وتخلیه می شودباید درست درمجاورقسمت پردازش باشد.

قسمت های اداری:درآرشیوهای کوچک،اتاق مطالعه وقسمت های اداری درمجاورت هم قرارداده می شوند زیرابسیاری ازفعالیَت های این دوقسمت مشابه یکدیگراست.کارمندازقسمت مرجع کتابخانه باامکانات فنَی اتاق مطالعه استفاده می کند درصورتیکه کارمند خاصَی برای نظارت براتاق مطالعه وجود نداشته باشد،بایدآرشیو،جریان استفاده ازاسناد راکنترل کند.

قسمت های خدمات عمومی:باافزایش تحقیقات شجره شناختی”Geneological”وافزایش علاقه مردم نسبت به ساختمان ها واماکن تاریخی فشارآنان برای دریافت خدمات پژوهشی تاریخی بیشترمی شود.برای دردسترس قراردادن اسناد به طوروسیع،دامنه فعالیَت آرشیو به آموزش"بهره ور" و"روابط عمومی"گسترش یافته است.

نمایشگاه ها:اختصاص نمایشگاه کوچکی به نمایش بخشی ازمجموعه آرشیو،وسیله جلب توجه سایرین است.نمایشگاهی که به نمایش اصل اسناد می پردازدمجبوراست آنهارا درکابینت های قفل داروزیرنظارت مستمرقراردهد.نمایش اسناد بامحدودیت هایی ازقبیل :کنترل شدَت نورواقدامات حفاظتی دربرابرآتش روبرواست.راه حلی که برای نمایش اسناد توصیه می شود تکثیروبزرگنمایی اسنادونسب برچسب توضیحی مختصری درکنارتصویرآن است.

سمینارها/آموزش:آرشیوهای درون سازمانی می توانند اغلب ازامکانات ومنابع سازمان خودبرای برگزاری سمینارها یا فعالیَت های آموزشی استفاده کننداماسایرآرشیوهاممکن نیست بتوانند اتاق جداگانه ای را برای چنین فعالیَت هایی اختصاص دهند.

 تبلیغ یافته ها

آرشیومتعلق به سازمان ویا جامعه است وبرای تامین منابع وموفقیَت درکارونهایت بقای خود محتاج مساعدت وپشتیبانی این دواست.تبلیغ دستاوردهای آرشیو،راهی برای حفظ وجهه موسسه،جلب علاقه وحمایت جامعه وسرانجام تضمین تعهدات موجود درراه پیشرفت این موسسه است.باید برای به راه انداختن تبلیغات برنامه ریزی کرد وازاین طریق است که می توان با پیامدهای آن مقابله نمود.ما باید سعی کنیم اطلاعات خودرا واضح،مختصر،مفید،صحیح وجذَاب به جامعه اعلام نماییم.آرشیویست بایدازبرنامه خوددیدگاه مثبتی درذهن داشته باشدوازهرفرصتی برای نمایش برنامه خوداستفاده کند.

                                                              فصل سوم

                                                       (کسب وارزشیابی اسناد)

 کسب وارزشیابی اسنادازنخستین وظایف حرفه آرشیواست.اگرمنابع،شناخته شده وبه آرشیومنتقل شوندهیچ گونه مجموعه آرشیوی شکل نمی گیرد.به محض برپایی آرشیو،کسب وارزشیابی،اطمینان ازرشد کنترل شده وسازمان یافته اسناد،هردوازاهمیَت یکسانی برخوردارخواهند بود.

*سیاست کسب،بخش مهمی ازسیاست های کلَی آرشیواست که مدیریت ونگهداری اسناد را ثبت می کند.این سیاست چگونگی جمع آوری اسناد،محدودیت های گردآوری وانواع ویژه اسناد را که بیشتر مورد توجه است ،ابتدا مشخص کرده وسپس توصیف می کند.سیاست کسب اسناد مرجع بنیادی ای برای کارمندان آرشیووکسانی است که به اهدای اسناد خودعلاقمندند.هدف ازسیاست کسب اسناد نگارش نکاتی راهگشا برای ارزیابی اسناد ارائه شده به مجموعه است .بدون دردست داشتن چنین سیاستی،آرشیویست هرپیشنهادی رابرای انتقال اسناد خواهد پذیرفت.یکی ازاهداف سیاست کسب ،فراهم آوردن خطوط راهنمایی است که احتمال لغزش هایی راکه برروند جمع آوری اسناد تاثیرمی گذارند،کاهش می دهد.درعین حال سیاست کسب راههای پسندیده ای راپیش پای آرشیویست می گذارد تا ازپذیرش منابعی که متناسب بامجموعه اسناد نیست امتناع کند.

تصمیم هایی که برای کسب اسناد اتخاذ می شود اغلب لحظه ای وتحت تاثیرنظارت وعوامل شخصی است.

*ایجادسیاست کسب:سیاست کسب ازهدفی که آرشیوبرای آن به وجودآورده سرچشمه می گیرد.بیشترآرشیوها یکی ازسه هدف زیررادرپیش می گیرند:

1-آرشیودرون سازمانی ،اسنادهمان سازمان یاسازمان های مرتبط رامنتقل می کند.

2-آرشیوهای گردآورنده که اسناد مربوط به تخصص ویژه ای راازیک جامعه ویژه جمع آوری می کنند.

3-بسیاری ازآرشیوها،وظایف آرشیوهای درون سازمانی وگردآورنده رابا یکدیگرتلفیق می کنند.

هدف آرشیوهای درون سازمانی:ثبت تاریخچه،وظایف ومراحل توسعه مادراست؛سیاست کسب باید به روشنی مسئولیت آرشیورادرموارد:اسناد جاری،نیمه جاری،راکد،آرشیوی-اسنادی،که به طورمستقیم ودرضمن کار درسازمان مادرتولید یا استفاده شده اند،وهمچنین اسناد سازمان های  پیشین یا سازمان های تابعه،و...رامشخص کند.

هدف آرشیوگردآورنده:ثبت حیطه های تخصصی نظیرتاریخ محلی است.سیاست جمع آوری چنین آرشیوی بایدابتدابرتعیین همین زمینه تخصصی باشد.انجمن شهربه دقَت ناحیه تحت نظارت خودرامشخص می کند وفعالیَت های جمع آوری اسناد را به همان منطقه محدود می نماید.

*بررسی اجمالی ارزشیابی:کلیه آرشیوها درکسب اسناد به طورگزینشی عمل می کنند وهرچیزی را به خزانه خود انتقال نمی دهند چرا که برای برپایی وحفظ مجموعه ای منسجم باید منابعی شایسته دراختیارداشت.روشی که تعیین می کند چه نوع اسنادی درحیطه"سیاست کسب"جای می گیرد"ارزشیابی"خوانده میشود.

ارزشیابی مثل"کسب اسناد"حیطه ای است که درآن به سادگی وبه طورناخودآگاه سلیقه های شخصی درپذیرش اسناد اثرمی گذارد.مثلاآرشیویست آرشیودرون سازمانی که دربخش های ویژه ای ازیک موسسه کارکرده است نباید اسنادی راکه برایش آشناست براسناد مهم سایرقسمتهای ناآشنا ترجیح دهد.تصمیم های ارزشیابی که براساس سلیقه شخصی صورت بگیرد به ایجاد مجموعه ای غیرعادی یابه عبارتی شخصی منجرمی شود،نه مجموعه ای منسجم که معرف ججم بزرگی ازاسناد است.بنابراین باید تلاش ها واقداماتی درجهت کاهش دخالت نظرات شخصی درتصمیم های ارزشیابی به عمل آید به همین دلیل باید معیارهای ویژه ای برای تدوین ارزش به وجودآورد،تاارزش هرردیف سند درمقابل آن سنجیده شود.برای اسنادی که به عنوان سند پذیرفته می شوند وآن دسته که کنارگذاشته شده اند ثبت این اطلاعات مدرک بزرگی به شمارمی رود.مدرکی که به نسل آینده آرشیویست ها امکان می دهد تاعلَت تصمیم های گذشته را درخصوص ارزشیابی درک کنند.

 اصول ارزشیابی

به طورکلَی دوویژگی اساسی وجودداردکه آرشیوی بودن اسنادرامشخص می کند.این ویژگی هابه"ارزش اولیه یاارزش استنادی"و"ارزش ثانویه یاارزش اطلاعاتی"اسناد بازمی گردد.

*ارزش استنادی:مربوط به وظیفه ای است که سند درمقابل سازمان یا شخص تولیدکننده یا استفاده کننده انجام می داده است وبه طورکلَی سه دسته ازاسنادکه دارای ارزش استنادی هستندعبارتنداز:

الف-اسنادی که برای سازمان تولیدکننده یاموسسه ای که بعدها آن رادراختیارمی گیرد کاربرد اداری-مالی مستمری دارد.

ب-شرح اسنادی که ازحقوق مدنی،قانونی،اموال یا سایرحقوق جامعه حمایت می کند.

ج-اسنادی که تاریخچه تحَول پیکره تولیدکننده،ساختار،وظایف،سیاستها وکارکردهای مهم این سازمان رامعرفی می کنند یا سایرتکامل حرفه،علاقه یافعالیَت های فردی رامنعکس می سازند.

*اطلاعات اسنادی که دارای ارزش اطلاعاتی یا ارزش ثانویه هستند.علاوه برشخص یاسازمان تولیدکننده ،موردعلاقه پژوهشگران رشته های مختلف نیزاست.

روش های کسب برای آرشیوهای درون سازمانی :

استراتژی کسب دربرخی آرشیوهای درون سازمانی فعَال،ودربرخی دیگرمنفعل است.جمع آوری منفعل مربوط به ارزشیابی اسنادی می باشد که برای نگهداری درآرشیوها پیشنهاد شده اند.این رهیافت جمع آوری نشان می دهد که پیش ازارائه اسناد به آرشیو،درموردارزش آرشیوی آنها تصمیم می گیرند.همچنین بازگومی کند که پرسنل سازمان برای وجین کردن اسناد با آرشیویست مشارکت نمی کنند.

سیاست فعَال کسب اسناد درآرشیوهای درون سازمانی خدمات گسترده تری رابرای موسسه مادرفراهم می آورد.آرشیویست برای ارزیابی تمامی اسناد دائمی یا امحائی به طورفعَال با پرسنل سازمان همکاری می کند.همکاری مذکوردرحین جاری بودن سند درسازمان تولیدکننده به عمل می آید.

*فهرست برداری ابزارسودمندی است که به آرشیودرشناسایی اسناد درآغازتولدشان کمک می کند وتعیین می کند که کدامیک ازاسناد را باید حفظ کرد وبه عنوان اسنادآرشیوی به آرشیوانتقال داد وبه آرشیویست امکان می دهد پیش ازانتقال اسناد به آرشیواطلاعات لازم برای ارزشیابی فضای آینده ومنابع موردنیازجهت اداره،این اسناد راجمع کند.

فهرست برداری به سازمان مادرکمک می کند تامدت زمان نگهداری اسنادغیرآرشیوی راتعیین کند.گاهی این دوره های نگهداری به وسیله قانون ومقررات مالی مشخص می شود اما اغلب نیازاداری به اسناد،مدت نگهداری راتعیین می کند .پس ازاینکه سندی ارزش اداری خود را ازدست دا د وارد مرحله ای می شود که مراجعه به آن به تدریج کاهش می یابد.

فرآیند تعیین سرنوشت اسناد رااصطلاحا"رسیدگی؛Disposal"می گویند.واژه ای که مراحل ارزشیابی ،انتقال به آرشیویاهرتصمیم نهایی دیگری رانیز"امحاء"دربرمی گیرد.

 برنامه رسیدگی

برنامه رسیدگی،ابزارنیرومندی است که اسنادآرشیوی رادرخلال زندگی جاری آنهامشخص می کند.این ابزارقوام تصمیماتی راکه درزمینه ارزشیابی منابع اتخاذ می شود،تضمین می کند ومی کوشد تاچنین تصمیماتی بیش ازیک بارگرفته نشوند.

آماده سازی برنانه های رسیدگی مستلزم تدارک مقدماتی دقیق وحساب شده است.پیش ازتدوین برنامه رسیدگی،تحقیق درخصوص تولیدکننده سند ضروری است وبرای آنکه قادربه تعیین اسنادی باشیم که ارزش اداری مستمردارند،یا به منظوردرک این نکته که چه اسنادی تاریخچه وسیاست های هرسازمان راثبت می کنند،آگاهی ازوظایف سازمان ضروری است.

برنامه رسیدگی تنها برای اسنادی مورد استفاده قرارمی گیرد که غیرجاری تلقی می شود به این معنا که پرونده های منفرد درردیف های اسناد،نباید برای اهداف اداری روزانه استفاده شوند.این پرونده های راکد هنوزهم درفواصل زمانی مختلف مراجعه کنندگانی دارد،اما نباید سند دیگری به آنها افزوده شود.

آرشیویست باید درتمامی مواقع شئونات اخلاقی وحرفه ای رارعایت کند.درقلمروجمع آوری اسناد،این مسئله شامل همکاری با سایرموسسات گردآورنده ومحرمانه نگهداشتن شرایط امانت اسناد شامل فراهم آوردن مقدمات مالی است.هیچ آرشیومسئولی درقلمروتخصصی سایرآرشیوها به جمع آوری سند نمی پردازد.

اگرقسمتی ازیک مجموعه رابه یک سازمان وقسمت دیگررابه موسسه ای دیگربسپارند،آرشیویست های این دو موسسه باید اهداگررا نسبت به کاهش مطلوبیت اسناد تقسیم شده،آگاه سازند.چنین اقدامی مدارک راتکه تکه می کندواستفاده پژوهشی ازآنهارادشوارمی سازد.درهرموقعیتی آرشیویست باید مصلحت اسناد رادرنظربگیرد وآن رابرای طرفین اعَم ازاهداگروآرشیو،توضیح دهد.

وقتی آرشیویست باتصمیم اهداگرمبنی برتقسیم مجموعه اسناد خود به دو آرشیو،مواجه می شودهرآرشیومی تواند نیمه دیگراسناد راتکثیرکرده ونسخه دوم آن رادرمجموعه خودش داشته،مشروط براینکه برای تکثیراسناد،سرمایه لازم وجودداشته باشد وهردومخزن بتوانند اسناد را بازتولید یا تکثیرکنند.گاهی هم ممکن است اهداگربخشی ازاین مشکلات مالی رابه شخصه حل کند.

                                                      فصل چهارم   

                                                       (انتقال اسناد)  

"انتقال"مشتمل برسلسله اقداماتی است که به طورمقدماتی باجداسازی اسنادانتقالی،ثبت اطلاعات اساسی،ثبت مشخصات تولیدکننده دردفترثبت اسنادانتقالی وتدارک بایگانی پسندیده برای نگهداری اسناد آغازمی شود.برخی ازاین وظایف اختلاف های مختصری درآرشیوهای سازمانی وآرشیوهای گردآورنده دارد.درعین حال هردوی آنها می کوشند برروندانتقال اسناد نظارت کامل داشته باشند.حتی مدارک تولیدشده به وسیله آنان اغلب مشابه یکدیگراست.برخلاف کتابهای کتابخانه بیشتراسنادآرشیوی پس ازانتقال شرایط فیزیکی مطلوبی ندارندازاین روامکان انتقال مستقیم آنها به قفسه های اسناد نیست.تنوع رسانه های اسناد به حدی است که نمی توان همه آنهارادریک قفسه چید.درحقیقت نیازهای مرمَت ونگهداری اسناد باعث می شود اشکال مختلف منابع نظیرفیلم،عکس های چاپ شده ونوارهای مغناطیسی و...استفاده شود.

مهمترین نام درانتقال اسناد،تعیین اصالت اسناد است.واژه اصالت به محل آغازین اسناد بازمی گردد یعنی سازمان یا شخصی که درخلال کاریاحیات خود،مدارک را تولید،دریافت،جمع آوری ویا استفاده کرده است.این رابطه با ارتباطی که صاحبان آینده اسناد با منابع دارند فرق می کند.ازآنجا که اسناد آرشیوی محصول فعالیَت های کاری وزندگی افراد است،تنها باآگاهی ازاین نکته که چراوچگونه تولید واستفاده شده اند می توان این منابع را فهمید،به همین خاطراست که اصالت اسنادآرشیوی را شناسایی وثبت می کنند.

رویه تعیین اصالت اسناد براساس نوع آرشیو،اعم از"درون سازمانی"و"آرشیوگردآورنده" تفاوت دارد.درصورتی که دریافت اسناد برطبق برنامه منظم انتقال انجام گیرد،تعیین اصالت پیکره اسناد،برای آرشیودرون سازمانی کاربینهایت دشواری خواهد بود.درعین حال این نکته که شخص یا سازمان انتقال گرنسبت به اصالت منابع گیج وسردرگم نشود ازاهمیت بسیاری برخورداراست.

                                                              فصل پنجم

                                                            (تنظیم وتوصیف)  

 تنظیم وتوصیف درآرشیوچیست؟

تنظیم عبارتست ازفرآیند سازماندهی فیزیکی اسناد برطبق دو اصل"اصالت"و"حفظ نظم اولیه اسناد".دراین راه بررسی اسناد برای تعیین نظم اولیه ،اولین مرحله ازتنظیم است.دومین مرحله بازسازی یاسازماندهی مجدد اسناد براساس ترتیبی است که جعبه چینی اسناد،برچسب زدن وقفسه چینی اسناد برطبق آن انجام شده است.

توصیف عبارتست ازثبت اطلاعات درمورد چگونگی تنظیم مطالب ونوع رسانه اسناد است.به این ترتیب پژوهشگرانی که توصیف ها رامطالعه می کنند درخواهند یافت که اسناد مربوط به تحقیق است یاخیر؟

تنظیم وتوصیف اسناد فعالیَت های مستقلی هستند که معمولا به طور همزمان انجام می گیرند وازاهمیت بسیاری برخوردارند.زیرااسناد برخلاف کتابهای چاپی ،بخش اعظم مفهوم خودرا ازمحیطی که درآن تولید شده اند می گیرند.هریک ازاین کتابها مستقل ودرجوهره خود کامل اند ازاین رومی توان تک تک آنهارا به تنهایی فهرست کرده واستفاده ودرک کرد.

درفرآیند تنظیم،آرشیویست اطلاعات بسیاری را ازتولید اسناد وروابط اجزای مختلف آنها کشف می کند ونمی توان ازکارکنان سازمان یاهمان کاربران اسناد انتظارداشت،برای تعیین علَت وچگونگی تولید تک تک اسناد،دست به بررسی کل مجموعه بزنند.آنها نمی توانند وظایف سازمان یافعالیَت های شخص یا خانواده را که درقسمت های مختلف اسناد وجود دارد ثبت کنند بنابراین توصیف وتنظیم به یک اندازه ازاهمیَت برخوردارند.

                                                         فصل ششم

                                                           (رمزفهرست)

 رمزفهرست چیست؟

رمزفهرست علایم یا نشانه ای است که آرشیویست وپژوهشگررا به اطلاعات واسناد مورد نظرراهنمایی می کند.

اینها اشکال مختلفی دارند،برای مقاصد متفاوتی به وجودمی آیند وبه اسامی متنوعی نیزنامیده می شوند.رمزفهرست معروف کتابخانه یا همان کاتالوگ سرَی است.این فهرست به کنترل فیزیکی وفکری مجموعه،ازطریق موضوع،نام نویسنده وعنوان کتاب می پردازدوامکان بازیابی اسناد واطلاعات خاصی راازمجموعه فراهم می کند.درحالی که کتابخانه ها با کتابهای منفرد ومجزایی سروکاردارند که هرکدام ازکتابهاعنوان ونام نویسنده متفاوتی دارد.آرشیویست با مجموعه ای ازاسناد مواجه است یعنی گروههای پیوسته ای ازاسنادکه الزاما به وسیله یک شخص یاسازمان تولید شده اند.

                                                      فصل هفتم

                                         (دسترسی به اسناد وخدمات مرجع)

 "دسترسی"مربوط به شرایط ارائه اسناد واطلاعاتی است که آرشیوبرای پژوهش ومطالعه محققین نگهداری می کند.دسترسی به مخزن اسناد وپس از آن مجموعه های منفرد باید به صورت منظمی درآید تا به خوبی ازاسناد یگانه وغیرقابل جایگذین حفاظت شود.

مجموعه های اسناد،منحصربه فردند وازاین جهت امکان امانت گرفتن آنها وجود ندارد.مدیریت دسترسی به اسناد مشتمل بررویه هایی است که ضامن وحافظ شرایط قانونی وموافقت نامه های اهدا است واسناد را ازسرقت،صدمات یا لزوم تنظیم مجدد حفظ می کند.

خدمات مرجع نامی کلَی است که به امکانات وخدمات اسناد داده می شود وبرای پژوهشگرامکان استفاده ازاسناد را پس ازتصویب دسترسی فراهم می آورد.

برای استفاده ازاسناد،آرشیویست علاوه برکمک برای تشخیص،گزینش ومطالعه منابع محقق را ازطریق ایجاد محیط مناسب،پاسخگویی به پرسش های تلفنی ونامه ها،تکثیراسناد وتهیه کتابها ومجلات مناسب یاری می کند.درآرشیوهای مختلف نوع دسترسی،خدمات مرجع،وهمچنین گستره آن بنابرهدف و نوع اسناد متفاوت است.

آرشیوباید دارای سیاست دسترسی باشد.سیاستی که نوع اطلاعات مجموعه،هدف ومنابع برنامه اسناد رادرنظرمی گیرد.سیاست ها چهارچوبی به وجود می آورند که آرشیویست تحت آن،فرآیند دسترسی به اسناد رامدیریت می کند و پژوهشگرامکان می یابد تابه راحتی ازاطلاعات استفاده کند.

سیاست دسترسی طوری نوشته می شود که با شرایط ویژه هرآرشیوتناسب داشته باشد.مقدماتی که برآرشیوحاکم اند باید با درک کامل ازمنابع مورد نیازبرای اداره مرمَت اسناد،به تصویب وانتشارسیاست آرشیوبپردازند.

برای طراحی سیاست دسترسی ای که متناسب با نیازهای سازمان باشد،آرشیویست بایدعوامل زیررادرنظربگیرد:

1-ارباب رجوع

2-حساسیت یا محرمانه بودن اسناد

3-حمایت ازحریم شخصی افراد

4-محدودیت هایی که ازجانب امانت گذاراعمال می شود

5-سطوح دسترسی

اسناد یگانه اند وبه منزله مدرکی معتبر،مسئول امنیت قانونی ومالی افراد یاسازمانها را نشان می دهند.بنابراین،"مقررات دسترسی"باید اعضا را دربایگانی اسناد وهنگام کاربرد پژوهشی،ازمفقود شدن،آسیب دیدگی،جابه جاشدن درسایرپرونده ها یا بهم ریختگی حفظ کند.پژوهشگران سازمان مادریا اعضای نهادهای دولتی نباید محدودیتی برای دسترسی به نواحی بایگانی داشته باشند.بازیابی وبازگرداندن اسناد به پرونده باید محدود به افراد مجازبه دسترسی اسناد باشد.این رهیافت خطرجا به جاشدن اسناد را کاهش می دهد ومسئول گم شدن یا صدمه دیدن پرونده رامشخص می کند.

اسناد موردنظررابا پرکردن فرم،درخواست می کنند وتازمانی که سند بازگردانده نشده ودرفایل قرارنگرفته،کپی این فرم رانگه می دارند.

همچنین باید کارکنانی رابرای نظارت براستفاده اسناد،اعمال اقدامات امنیتی برای مراقبت ازمنابع،کشف نقض ها ودستگیری خاطیان به کارگمارد.

                                                         فصل هشتم

                                                          (مرمت اسناد)

 اصلي كه آرشيويست بااستناد به آن مسئوليت مرمت رامي پذيرد،ازمنطقي علت ومعلولي نشات مي گيرد كه بحث ازآن بسيارپيچيده است.بدون نگهداري صحيح اسناد،سايرفعالَتی هاي آرشيو بي اثرمي شود.

اولين مسئوليت آرشيويست درقبال"اسناد" بوده وبيشتركاراورامواجه بامشكلات ايمني وافزايش عمرمجموعه تشكيل مي دهد.درمحيط آرشيوودرحيطه پيشگيري ومرمَت،وظيفه مرمت گر،جنبه هاي فني،علمي وعلمي تري راشامل مي شود.رابطه مرَمت گربا آرشيو،نوعي همكاري است كه درآن بسياري ازچالش هاي مرمت،بامشاركت مرتفع مي شود.

مسئوليت هاي آرشيويست:1-منابع/بايگاني2 -كنترل اسناد3 –اولويتها 4-فهرست برداري 

مسئوليت هاي مرمت گر:1-مشاوره فني 2-كارگاه مرمت 3-نگهداري 4-آموزش

آرماني ترين راه،ملحق شدن آرشيويست به سازماني است كه داراي واحد مرمت اسناد باشد.اما حتي دراينجا هم به محض آنكه نوع وگستره مشكلات مرمت به وسيله فهرست برداري آشكارشد،چالش هولناك مرمت رخ نشان مي دهد.موثرترين واكنش دراين راه ،تقسيم مرمت به دو دسته اصلي است:برنامه ريزي ومديريت برنامه ها.

برنامه ريزي ومديريت مرمت:منطقي ترين رهيافتي كه آرشيويست درمقابل چالش مرمت مي پذيرد،آماده سازي برنامه هايي است كه به طور نظام مند دلايل تخريب اسناد را شناسايي ورفع مي كند.بايدبرنامه هايي آماده كرد،تافهرست برداري ازنيازهاي مرمت،پيشگيري ازحوادث وبهبود وضعيت درمحيط كارولابراتورها به طورقانونمند صورت گيرد.

 تعيين گستره وتمركزبرنامه مرمت:

مشكلات مرمت درهريك ازخدمات آرشيو،تا اندازه اي وي‍ژگي هاي خاص خود را داراست.درراه اداره اين مشكلات،آرشيويست بايدعوامل زيررادرنظربگيرد:

*نوع وحجم مجموعه:مقياس وپيچيدگي برنانه مرمت،اساسا به تنوع وحجم اسناد بايگاني شده بستگي دارد.دراستراليا نمونه هاي كوچكي ازآرشيوبه چشم مي خورد.به طور مثال آرشيومدرسه،آرشيوجامعه تاريخي يا كالج هاي منطقه اي ويا كتابخانه تاريخي محلي .چنين آرشيوهايي اغلب فقط اسناد كاغذي دارند،درنتيجه وجودبرنامه هاي مرمتي كه براي نگهداري اسناد كاغذي تهيه شده،ضروري است.

 *نوع موسسه:اگرآرشيو،بخشي ازيك موسسه دولتي باشد،كه گالري هاي ملي رادرنظردارند وبراهميَت نمايش اسناد تاكيد مي كنند،آرشيويست براي اطمينان ازامنيت اسناد ومحيط گالري،اولويت هايي رابراي مرمت تنظيم مي كند.

*نوع استفاده:نوع وماهيت استفاده تحقيقاتي ازآرشيو،عواقبي رادرپي خواهد داشت.درواقع اگربخش اعظم كاربران راشجره شناسان تشكيل دهند،بيشترآن دسته اسنادي نيازبه مرمَت پيداخواهند كرد كه پيوسته مورداستفاده واقع مي شوند.

*محل جغرافياي:آرشيوهايي كه درزيرزمين،مناطق فوق صنعتي ونزديك رودهاي پرطغيان،نواحي پرحادثه يا درمسيرگردباد قراردارند،به وضوح درمسيرخطرات مهلكي هستند.

*همكاري ومساعدت افرادخارج ازسازمان:آرشيويست بايد درپي دريافت كمك از مراكزمرمت منطقه اي،مدارس مرمت،مشاورين آزاد ومشاورين متخصص باشد.

*مرمت پيشگيرانه:اما جداي ازحوادث،علل پنهاني هم درتخريب مجموعه شركت دارند:

الف-ضعف هاي ذاتي دراسناد(اسناداعم ازتك برگه ها واسناد گروهي حاوي منابع مختلف)هيچ يك ازمنابعي كه درآرشيووجود دارد به طوركلَي پايدارومقاوم نيست.درواقع ،تمامي اسناد اجزايي دارند كه ازبين مي رود يا باعوامل معلق درهوا تركيب شده وموجب فساد مي شوند.آرشيويست بايدازمنابعي كه درمخزن دارد،آگاهي داشته باشد وعوامل دروني ضعف آنها را به خوبي بداند.

ب- كيفيت محيط بايگاني:محيطي كه اسناد دران بايگاني مي شوند،نقش مهمي درحفظ ونگهداري آنهادارند.دما،رطوبت نسبي،نور،خلوص وگردش هوا،ازعوامل تعيين كننده درمحيط مخازن اند.

ج-تجهيزات بايگاني:انتخاب تجهيزات بايگاني وچيدن اسناد،فرصتي است تا آرشيويست زيان هاي وارده به اسناد رابه حداقل برساند.محيط بايگاني هرچقدرمناسب ومستعد باشد،چيدن نامناسب اسناد وقراردادن آنها درآرشيوباعث تخريب مي شود.آرشيويستي كه درصدد سريس دهي اسناد است براي تعيين نوع مطلوب تجهيزات شرايط ايده آلي دارد.

د-عوامل انساني:آرشيويست نبايد فراموش كند كه انسان خود بزرگترين دشمن اسناد به شمارمي رود.سرقت وتخريب آثارفرهنگي نيزازعوامل مخاطره آميزبراي اسنادند ،اما به طوركلي اداره ناصحيح اسناد ازجانب كارمندان آرشيويا پژ‍وهشگران متداول ترين دليل بروز صدمات انساني است.

ه-نمايش اسناد:نمايش سنجيده ومرتب برگه هاي اسناد درك جامعه را ازآرشيو واسناد افزايش مي دهد.

و-دانش كم:دانش كم خطرناك ترازناداني است.دانش كم وبي توجهي آرشيويست به انجام كار،آثارزيان باري به همراه خواهدداشت.

 اصول مهم مرمت

1-مرمت بايد به گونه اي باشد كه امكان بازگشتن سند به وضعيت اوليه رافراهم كند.

2-مرمت نبايد موجوديت سند رابه مخاطره بياندازد.براي مثال نبايد لكه هاي دائمي برروي آنها برجاي بگذارد.

3-تكنيك هاي جديد بازسازي ومرمت اسناد،پيش ازاستفاده درمورد اصل سندبايد به طوركامل درآزمايشگاه هاي مرمت موردآزمايش قرارگيرد.كتب مرجع مرمت،بهترين راهنماي آرشيويست درانتخاب تكنيك هاي مجازاست.

4-مرمت بايد درست متناسب بامشكل به وجودآمده انتخاب شود.

5-تمامي مراحل مرمت رابايد ثبت كرد وعكس هايي،قبل وبعدازمرمت،ازآن فراهم نمود.

                                                             فصل نهم

                                                (كاربرد كامپيوترو ريزنگاشته ها)

 تكنولو‍‍‍‍‍ژي هاي داده پردازي،واژه پردازي وريزنگاره ها،ابزارهاي سودمندي است كه به موازات توليد،وباگذشت زمان،بيشتردراختيارآرشيوهاي كوچك وعمليات كارآنها قرارمي گيرد.اين فنون،صرفه جويي بسياري درزمان وفضا مي كند واجراي اموري راكه پيشترغيرممكن تلقي مي شد،امكان پذير مي سازد.البته اين راها به هرنوع آرشيوي پيشنهاد نمي شود،همچنين نبايد انتظارداشت باعث نغيير يك سيستم ناقص به نظام سازنده شود.چراكه گاهي استفاده ازفنّاوري پيشرفته حتي نتيجه وارونه نيزدارد.چراكه ميكروفيلم هاي به هم ريخته رادشوارترازاصل اسناد آشفته مي توان دردسترس گذاشت.اما،درعين حال،اگرانتخاب اين تجهيزات به تناسب نيازهاي ويژه موسسه ودرست نظيرسايرابزارهايي كه با دقَت انتخاب مي شوندانجام گيرد،آنها امكان انجام بهتروظايف را فراهم خواهند كرد.

هزينه ها و مزايا : تصميم گيري در مورد خريداري يا عدم خريداري سيستم ADP، اساسا با توجه به ارزيابي  هزينه ها و مزايايي كه اين سيستم ميتواند براي سازمان داشته باشد،انجام مي گيرد.مزاياي عمده اين سيستم عبارتنداز:

الف-سرعت

ب- دقَت

ج-حذف بسياري ازكارهاي تكراري وخسته كننده كه درسيستم هاي دستي متداول است.

د-احتمال انجام كارهايي كه باسيستم هاي دستي،انجام آنهاغيرمتحمل وغيرعملي است.

معايب اصلي اين سيستم نيزشامل :

الف-هزينه تجهيزات وخدمات مربوطه

ب-هزينه ودشواري يافتن توليد نرم افزارمناسب

ج-مقاومت احتمالي كاربر،كارمند ومشتريان آرشيو.

                                                           فصل دهم

                                      (برنامه هاي اطلاع رساني براي آرشيو)

برنامه هاي اطلاع رساني چيست؟برنامه هاي اطلاع رساني كوششي است كه آرشيوبراي پيوند دادن اسناد با نحوه ثبت به عمل مي آورد،اطلاعاتی که ازنظرتاریخی برای محققین آینده مفید خواهدبود.اغلب منافع فرهنگی-تاریخی جامعه موجب شروع پروژه ها می شود.طرح هایی که ضمن آنها منابع غیرقابل دسترسی گذشته،تولید،تکثیروسازماندهی می شوند.بسیاری ازاین منافع پژوهشی نظیرنوارهای تاریخ شفاهی یا فیلم های تاریخی به طورطبیعی وجود نداشته اند،بلکه برای پرکردن خلا اسناد نوشتاری،به طورویژه تولید شده اند.سایرمنابع مستند مثل عکسهای شخصی یاسنگ قبرها،آنقدرتکه تکه اند که برای تحقیق باید آنها راتکثیرکرده یامجددا سازماندهی کرد.

فعالیَت هایی که ما به عنوان "برنامه های اطلاع رسانی"می خوانیم دارای سه شاخه اصلی اند.اولین ومهمترین گروه ایجاد  کننده اطلاع رسانی،شامل پروژه هایی است که برای ثبت اطلاعات یگانه پایه ریزی شده اند.درحالی که مادراین گروه نوارهای تاریخ شفاهی وفیلم داریم،باید پروژه های معاصرتهیه فیلم ازشهرها وموسسات رانیز درحین تولید یا توسعه به گروههای قبلی اضافه کنیم.

دومین شاخه درثبت اطلاعات مشتمل برثبت مجدداطلاعات،تهیه"فاکسی مایل"ومدارکی است که مردم دراختیارندارند.سومین دسته که ارتباط نزدیکی هم باگروه دوم دارد،شامل پروژه هایی است که مترصد انتقال اطلاعات ازسنگهای قبر،ساختمانها،غارها وسایراماکن عمومی غیرقابل دسترس است.

انواع ثبت اطلاعات

عکاسی:عکاسی به ویژه عکاسی تاریخی به مذاق بسیاری ازمخاطبین خوش می آید.بنابراین برای جلب مشارکت مردم درگزینش اسناد فرصت مناسبی به شمارمیرود.عکاسی مدرن مشتمل بربرنامه تهیه وسبک تصاویرکیفی ازحوادث،اشخاص،اماکن وفعالیَت هایی است که درمحیط ارائه خدمت آرشیواتفاق می افتد.

تاریخ شفاهی:تاریخ شفاهی شناخته شده ترین وآزمایش شده ترین برنامه ثبت اطلاعات محسوب می شود.دربیست سال گذشته متخصصین تاریخ شفاهی دربرخی سطوح،با تنش ودرگیری های فراوان رسمیت علمی بدست آورده اند.پژوهشگران حرفه ای دررشته های مختلفی نظیر:مردم شناسی،جامعه شناسی،تاریخ وادبیات به طورمرتب درکارخودمدارک شفاهی،تولیدومصرف     می کنند.

ویدیو:بیش ازسی سال است که تلویزیون مهمترین بخش اززندگی جوامع صنعتی محسوب میشود.وسیله ارتباطی مهمی که بیشتراسترالیایی ها به واسطه آن حوادث رابه طورغیرمستقیم تجربه می کنند.این ابزارنیرومند الکترونیکی به عناوین مختلف مورد ستایش یا انتقاد واقع شده،اماهیچکس منکرتوانایی یگانه این رسانه ،درضبط وارسال حوادث سالهای پیش نیست،آن هم درمحیط گرم وصمیمی خانه .ضبط ویدیویی حوادث وتجارب،به منظور تولیداطلاعات واسنادتاریخی است وبیش ازآنکه تنها بانوارهای شنیداری صورت گیرد باضبط ویدیویی انجام می گیرد.

                                                    فصل یازدهم

                                        (آموزش مراجعین وروابط عمومی)

*برنامه های برگزیده:برنامه های آموزشی مراجعین وروابط عمومی به تعداد وتنوع موسساتی است که آنها راهدایت می کنند.تمامی برنامه های موفق دارای خصوصیات زیراند:

هدف مشخص- محتوا وگستره تعریف شده- ارائه خوشایند

منابع وپروژه هایی که به مشتریان داخلی وخارجی آرشیوارائه می شود،باید جذاب بوده وحس علاقه ومشارکت آنان رابرانگیزد.

*نمایشگاه ها:نمایشگاه آرشیو وسیله ای برای ارائه تفکراتی است که به بیننده سند،آگاهی یا آموزش می دهد.نمایشگاه مستمسکی است تا آرشیومجموعه های اسناد خودرابه نمایش بگذارد وحس اعتماد واحترام مردم را نسبت به یافته های گذشته یاگذشتگان تحریک کند.هرنمایشگاهیٍٍ،هرچند کوچک،نیازمند پول،وسایلی محدود،زمان ومهارت کارکنان است.آنها دچارمشکلات مرمت ومعضلات امنیتی می شوندوبه طورطبیعی عمری کوتاه دارند،به همین خاطرآرشیویست نباید به طورپیوسته به برگزاری نمایشگاه بپردازد.اگرمرمت اسناد ومسایل امنیتی برنامه برگزاری نمایشگاه راخراب کند،به جای استفاده ازاصل اسناد،فاکسی مایل یا کپی دقیق ازاسناد فراهم کنید.

*کنفرانس ها:کنفرانس هاازجهت محتوا وتعداد،مستلزم کاری جامع ترازسمینارها وکارگاه ها است.معمولا برنامه کنفرانس حول وحوش موضوعی خاص دورمیزند ویک یا چند جلسه کلّی یا مقدماتی را دربرمی گیرد.بخش اعظم شرکت کنندگان ازخارج شهرمی آیند وبه غذا ومسکن نیازدارند.تورهای ویژه،مناسبت های اجتماعی وتفریحات،برجذّابیت برنامه می افزاید وتجربه بازدیدکنندگان را بالا می برد.