ارتباطات و روابط عمومی

فصل اول :

1-آرشیو چیست؟

واژه آرشیو از کلمه یونانی Archium یا Archion مشتق شده است.اگر چه آرشیو به عنوان جایگاه نگهداری اسناد و مدارک به عنوان جایگاه نگهداری اسناد و مدارک به دوران باستان بر می گردد اما کاربرد این واژه به معنای امروزی آن از انقلاب کبیر فرانسه آغاز می شود.

پیشرفت علوم و فنون در چند سده اخیر و اختراع پدیده های جالب و تازه ای مانند عکاسی ،گرامافو ،صفحه موسیقی ،عکاسی رنگی سینما ضبط صوت،رادیو و تلویزیون و بالاخره رسانه های چند منظوره جهان را وارد عصر تازه ای کرده است.

در این دوران منابع دیداری شنیداری در حوزه های ارتباطات ،اطلاع رسانی ،آموزش وپژوهش به کار گرفته شد و فرهنگی جدید شکل گرفت.

فدراسیون بین المللی آرشیو رادیو و تلویزیون با نام اختصاری (فیات) آرشیو را چنین تعریف می کند :محل نگهداری مواد چاپی و غیر چاپی می داند که به صورت سیستماتیک و یا لا اقل نیمه سیستماتیک مرتب و منظم شده است.

وظیفه:وظیفه یک آرشیویست را یه صورت زیر می توان خلاصه کرد :گردآوری منابع چاپی و غیر چاپی ،سازماندهی (فهرست بندی و رده بندی) ان مواد حفظ و نگهداری  و بالاخره ارائه خدمات به مراجعه کنندگان آرشیو.

آرشیوهای منابع دیداری –شنیداری را با توجه به وظایف و اهداف آنها را به چند گروه تقسیم کرد :

1-آرشیوهای تولید در سازمان ها ی رادیو و تلویزیونی

2-آرشیوهای خبر (مستند سازی و جاری )

3-آرشیوهای ملی فیلم ،ویدئو و نوار صدا

4-آرشیو های آموزشی (دانشگاهی)

5-آرشیوهتی سازمان ها و اشخاص حقوقی

به طور کلی ،یک آرشیو منابع دیداری –شنیداری از چندین بخش تشکیل شده است که به ترتیب عبار ت اند از :

1-بخش انتخاب و تهیه منابع

2-بخش فهرست نویسی و رده بندی

3-بخش امانات

4-بخش حفظ و نگهداری

5-بخش اسناد و مدارک

2-ساختمان فیلم

نخستین ماده دیداری و شنیداری که بشر ساخته است فیلم است پیش از اختراع صنعت سینما استفاده از فیلم در عکاسی مرسوم بود.

استفاده از فیلم که پایه ای نرم و قابل انعطاف داشته باشد ،برای صنعت عکاسی گره گشا بود.

صنعت سینما در اواخر قرن 19 به وجود آمد و مبنی بر کیفیت ثبات تاثرات نوری است در هرثانیه 24 کادر ،آن هم به صورت جدا جدا فاز مقابل دریچه تصویر افکن می گذرد و بر پرده سینما که در برابر تصویر افکن قرار دارد می افتد .اما ان چه به چشم می اید تصویری است مدام و منسجم و غالبا متحرک ،بودن اینکه جدایی کادرها 24 گانه در ثانیه در آن محسوس باشد.

ساختمان فیلم های سیاه و سفید از پنج لایه تشکیل شده است.

1-ورقه نازک ژلاتین و بدون هر نوع مواد دیگر که در حکم روکش فیلم است و لایه ی ژلاتین اصلی را از آسیب حفظ می کند.2-لایه ای از فولنیون عکاسی که عبارت است از ذرات خود املاح نقره که به واسطه ژلاتین با هم نگاه داشته شده اند .

3- به منظور استحکام هر چه بیشتر فیلم و جلوگیری از جدا شدن امولیسون از پایه ،از ؟؟؟/؟؟ استفاده می شود .

4-ورقه ای نازک و شفاف که اصطلاحا «پایه » فیلم نامیده می شود .جنس اولیه پایه فیلم از رشته های کوتاه پنبه است.

5-لایه ای مرسوم به آستر مند هاله که دارای ماده ای رنگی  است و نوری که از امولیسون گذشته جذب می کند.

3- فیلم رنگی

اختراع فیلم رنگی در حقیقت حاصل کار دانشمندان و متخصصان تکنولوژی کشورهای مختلف است.پروسه ختراع فیلم 80 سال به طول انجامید.در سال 1932 اولین فیلم رنگی ساخته شد که به تکنی کالر معروف است .

4- صداگذاری

از اغاز کار سینما تلاش های زیادی شد تا فیلم صدا دار ساخته شود . در سال 1927 در فیلم خواننده ی جاز ،صدای خواندن بازیگران نیز وارد صداهای فیلم شد و سینما ناطق به وجود آمد .

صدا به سه صورت ضبط و پخش می شود.

1-    روش نوری                    

2-    روش مغناطیسی

3-    دوبل باند                                                                                                                                     

فصل دوم

خدمات فنی آرشیو

فلسفه وجودی ارشیو در چگونگی گرد آوری ،سازماندهی و حفظ و نگهداری منابع نهفته است ولی کار آرشیو در این جا خاتمه نمی یابد . همه این کوشش ها برای ارائه خدمات به مراجعه کنندگان است ،هر چند که بین دو وظیفه آرشیو یعنی حفظ و نگهداری و ارائه خدمات تضاد و تناقض وجود دارد ،وظیفه آرشیویست آن است که با وضع سیاست خاص شرایطی را به وجود آورد تا هم از منابع نگهداری نماید و هم بتواند بهترین خدمات را به مراجعه کنندگان ارائه دهد .به هر حال وظایف عمده و اساسی یک آرشیویست را می توان به صورت زیر خلاصه کرد :1- انتخاب و تهیه منایع   2- فهرست نویسی و رده بندی        3- حفظ و نگهداری منابع           4- امانت و خدمات مرجع    5- گرد آوری وسازماندهی مدارک.

1-انتخاب و تهیه منابع دیداری و شنیداری

انتخاب و تهیه منابع دیداری – شنیداری از اهمیت زیادی بر خوردار است .زیرا اولا هزینه تهیه منابع دیداری - شنیداری بسیار گران است و نیاز به سرمایه کلان دارد.

ثانیا منابع دیداری – شنیداری ،بر خلاف کتاب در تعداد محدودی تکثیر می شود و از این تهیه ان مستلزم صرف وقت است .در میان منابع دیداری – شنیداری ،صفحه استثنا است .زیرا همانند کتاب در تیراژ زیاد تکثیر و منتشر می شود . همیشه رقابت شدیدی میان آرشیویست ها ی منابع دیداری – شنیداری چه در سطح ملی و چه در سطح بین المللی برای دستیابی به منابع وجود دارد.

ثالثا منابع دیداری – شنیداری (به خصوص فیلم )ماده ای است که در شرایط بد به سرعت فاسد و متلاشی می شود  و باید در انتخاب آنها دقت بسیار زیادی به عمل آید.

در سطح بین المللی موسساتی مانند فدراسیون بین المللی آرشیو های فیلم (فاف) و فدراسیون بین المللی آرشیوهای رادیو –تلویزیون (فیات ) ،می کوشند تا راه چاره ای برای کاستن رقابت میان آرشیوهای یک کشور که خواهان فیلم های خارجی هستند پیدا کنند .در صورتی که در یک کشور بیش از یک آرشیو وجود داشته باشد صلاح در آن است که طرح «شرکت در منابع» میان آنه به اجرا گذاشته شود .یعنی هر یک از آرشیوها با توجه به امکانات و توانایی هایی که دارند متعهد شود که تعداد معینی از فیلم یا کلیه فیلم هایی را که در یک موضوع خاص وجود دارد تهیه و گرد آوری نماید .

2- فهرست نویسی

در ارشیو های منابع دیداری و شنیداری فهرست نویسی فعالیتی است که کمتر به چشم می خورد و این در حالی است که هنوز سایر فعالیت های آرشیوی همچون حفظ و نگهداری ،تحقیق و پژوهش نمایش ،امانت و شرکت در فستیوال های فیلم و استفاده از قسمت های از فیلم ها در برنامه سازی تلویزیونی و ساختن فیلم های جدید ،مدیون فهرست نویسی مجموعه آرشیو های منابع دیداری – شنیداری است.

منظور از فهرست نویسی ضبط و ثبت ساده اطلاعاتی نیست که از بازبینی یک ماده دیداری – شنیداری گرد آوری شده باشد .فهرست نویسی علمی است پیچیده و حرفه ای شامل گردآوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها و سپس سازماندهی و تنظیم این اطلاعات بر اساس اصول و قواعدی خاص و بالا خره ایجاد بایگانیهایی که ما را در بایابی اطلاعاتی که برای سایر فعالیتهای آرشیوی ضروری است یاری می کند.

فهرست نویسی منابع دیداری – شنیداری به خصوص در قسمت فهرست نویسی توصیفی با فهرست نویسی کتاب تفاوت هتیی دارد . در کتابخانه ها یی که با سیستم قفسه باز اداره می شوند فمراجعه کننده قادر است به قفسه کتاب خانه مراجعه کند اما در آرشیو منابع دیداری – شنیداری کار به این سادگی نیست .آرشیوهای منابع دیداری شنیداری به صورت قفسه بسته اداره می شود .به علاوه باز بینی فیلم ،ویدئو به دستگاه و ابراز خاصی نیاز دارد و همانند کتاب نمی توان  با سرعت و سهولت به محتوای ان پی برد .

3- رده بندی منابع دیداری – شنیداری

فاسکت می نویسد :«احتمالا هیچ یک از شعب علم کتبداری به اندازه ی رده بندی ،بحث برانگیز نبوده و تا این حد نظر گاه های گوناگون و متضاد نپرورده است .نخست بدین جهت که تا این سده هیچ کوششی برای تشریح  مقامی که این فن در خدمات کتبداری می یابد داشته باشد به عمل نیامده و اهمیت ان بنا به تصور خاص هر منتقدی غالبا یا اغراق شده و یا ناچیز یه حساب آمده است .به هر حال رده بندی فقط وقتی ارزش دارد که در خدمات مرجع و بازیابی موثر موادی که به طور منظم در یک مجموعه یا مخزن مرتب شده باشد به عنوان وسیله در نطر گرفته شود برای شایستگی خدمات مرجع ،امری حیاتی به حساب می آید .»

اگر رده بندی موضوعی به معنی کنار هم قرار دادن اشیای هم موضوع و جدا کردن آنها از اشیای نامربوط باشد ف آن هم برای استفاده هر چه بیشتر مراجعه کننده در آرشیوهای منابع دیداری – شنیداری که عموما به صورت قفسه بسته اداره می شوند و برای باز بینی یا بازشنوایی مواد آنها نیاز به ابزار و دستگاه های نمایشی داریم .بهتر است در آرشیو های منابع دیداری – شنیداری برای تنظیم مواد از شماره ثبت استفاده کرد و آنها را به ترتیب ورود به آرشیو در قفسه پشت سر هم چید و به جای رده بندی – تا حد ممکن برگه دان را تقویت کرد.

برای نشان دادن رنگ منابع دیداری –شنیداری از کد های زیر استفاده می شود :

C برای منابع رنگی

B برای منابع سیاه و سفید

M برای منایعی که به صورت رنگی و سیاه و سفید باشند

O برای منابعی که رنگ در آنها مطرح نیست (مانند نوار صدا).

          فصل سوم  

حفظ و نگهداری منابع

منابع دیداری – شنیداری به خاطر طبیعت ناپایدار مواد شیمیایی سازنده آنها تاب مقاومت در برابر ناملایمات روزگار و پاره ای از عوامل طبیعی را ندارند.

هنوز از عصر نخستین فیلمهای سینمایی یک سده نگذشته است، عمر ویدئو به پنجاه سال نرسیده است و صفحات لیزری پدیده ایی ده ساله هستند. اما بسیاری از فیلمهای سینمایی از میان رفته یا در شرف نابودی هستند و بسیاری از نخستین ویدئوها دچار به اصطلاح ریختگی شده اند. بدین ترتیب اگرچه علت وجودی آرشیوهای فیلم- و آرشیوهای ویدئو – همانند دیگر آرشیوها برای استفاده مراجعه کنندگان و محققان است.

لیکن اگر قرار باشد میان این استفاده و حفظ و نگهداری یکی را انتخاب کنیم، حقیقت آن است که شرایط نگهداری ارجع می باشد. زیرا پیش شرط دستیابی دائم، بقای دائم محتوای منابع دیداری- شنیداری است که از مواد بی ثبات و فاسد شدنی ساخته شده اند. به همین دلیل حفظ و نگهداری، بخش مرکزی و حیاتی عملکرد هر آرشیوی را تشکیل می دهد.

نگهداری را اغلب به غلط مترادف «ذخیره» «نگهداری در جعبه یا قوطی» «دقت در نقل و انتقال» می دانند. اگرچه هر یک از این واژه ها جنبه ای از جنبه های نگهداری و حراست را در بر دارد ولی نگهداری خود مقوله ای دیگر و وسیع تر است. حفظ و نگهداری را ممکن است از دو بعد فعال و غیرفعال بررسی کرد.

1-    حفظ و نگهداری غیر فعال:

حفظ و نگهداری غیرفعال مترادف «ذخیره» است که ماده در یک محیط مناسب، با شرایط خوب، حفظ و نگهداری می شود. ولی از آن هیچگونه استفاده نمی گردد یا استفاده از آن چشمگیر نیست.

2-    حفظ و نگهداری فعال:

حفظ و نگهداری فعال شامل فعالیتها و روشهایی است چون بررسی و آزمایش، مرمت، گزینش فنی، نگهداری، روش های ذخیره در شرایط محیطی مناسب، انبارداری و روش های کنترل مجموعه و همچنین نگهداری و مراقبت از دستگاههای ضبط فنی، نظارت، برچسب زنی و غیره .

در حفظ و نگهداری فعال، علاوه بر حفاظت منابع که موجب بقای مداوم و فیزیکی منابع آرشیوی می شود، فعالیت «مرمت و بازسازی» منابع نیز از اولویت زیادی برخوردار است. مرمت و بازسازی موجب می شود تا محتوای صوتی یا تصویری مواد آرشیوی به وضعیت اولیه آن بازگردد.

این نکته مهم را باید به خاطر داشته باشیم که هیچ ماده ای ابدی نیست و برای همیشه باقی نمی ماند. با تهیه کپی جدید می توانیم محتوای یک فیلم یا نوار ناپایدار را بر روی فیلم یا نوار جدیدی منتقل کنیم و آنها را برای مدتی طولانی حفظ کنیم.

در سالهای اخیر سازندگان منابع دیداری- شنیداری از پایه پولیستر د رساختمان فیلم و نوار صدا و نوار ویدئو استفاده کرده اند که اصطلاحاً به فیلم های «بی خطر» معروف شده اند از یاد نبریم که جدا از جنس پایه، خطراتی مانند خراشیدگی، ساییدگی لکه، تجزیه مواد، ریختگی براده های آهن و امثال آنها امولسیون فیلم و براده های آهن را در نوارهای مغناطیسی تهدید می کند. از این رو، در حفظ و نگهداری هم بایستگی مراقب پایه فیلم یا نوار مغناطیسی باشیم و هم باید در حفظ و نگهداری لایه رویی آنها (امولسیون یا براده های آهن) بکوشیم.

برنامه ریزی برای نگهداری فیلم با سیاست آرشیو ارتباط دارد.

شرایط و نگهداری فیلم هایی که برای نمایش در تالارهای عمومی تهیه شده اند و یا فیلم هایی که برای هدف آموزشی و تجاری تولیدمی گردد با شرایط نگهداری فیلم هایی که در آرشیوهای ملی فیلم حفظ و حراست می گردند تفاوتی اساسی دارند. همچنین شرایط نگهداری، درجه دما و میزان رطوبت در آرشیوهای فیلم و ویدئو، در سازمانهای تلویزیونی یا دانشگاهی با آرشیو ملی فیلم و ویدئو متفاوت است. در حقیقت شرایط نگهداری با در نظر گرفتن مدت زمانی که قرار است آن منابع در آرشیو نگهداری شود و همچنین نوع جنسی که در ساخت ان منابع به کار رفته تعیین می گردد. هر چه زمان نگهداری منابع بیشتر باشد، شرایط نگهداری نیز مفصل تر خواهد بود.

پیش از برنامه ریزی برای آرشیو و تهیه تجهیزات و امکانات باید به چند پرسش اساسی پاسخ گفته شود:

1- برای چه مدت زمانی قرار است ماده آرشیوی (فیلم، ویدئو یا نوار صدا) در آرشیو نگهداری شود؟

2- ماده آرشیوی مورد نظر چه ویژگیهایی دارد؟

3- می خواهیم این ماده آرشیوی، در زمانهای مختلف چگونه کیفیتی داشته باشد؟

4- آیا یک انبار معمولی برای این کار کافی است؟

5- در صورتی که یک انبار معمولی مناسب نیست امکان فراهم آوردن چه شرایط تجهیزاتی را داریم؟

در این قسمت به تشریح عواملی می پردازیم که برای نگهداری منابع آرشیوها مورد نیاز است. این عوامل پاره ای درونی هستند و به ساختمان ماده آرشیوی مربوط می شوند و پاره ای برونی هستند مانند عواملی که در ساختمان آرشیو یا جلوگیری ا زحریق باید رعایت گردد.

1-    عوامل خرابی فیلم

1-1 تجزیه مواد

تجزیه مواد فیلم به خصوص فیلم های نیتراتی، از همان زمان ساخته شدن فیلم در کارخانه آغاز می گردد و شرایط جوی بد بر سرعت این تجزیه به نحو فزاینده ای می افزاید.

در صورتی که فیلم در یکی از مراحل زیر باشد، نسبت به مرمت یا تهیه کپی جدید از فیلم اقدام نماید.

الف) رنگ پریدگی در ذرات نقره و قهوه ای شدن امولسیون فیلم. در این مرحله بوی تند و ناخوشایندی از فیلم استشمام می شود.

ب) امولسیون فیلم دچار چسبندگی شده باشد.

ج) قسمت هایی از فیلم بسیار نرم شده و تاول می زند.

د) کل فیلم خشک شده و سفت و شکننده شده .

1-2 موجودات زنده

مثل جلبکها، باکتریها، قارچها وحتی تک یاخته ایهای که در محلول ها و داروهای شیمیایی لابراتوار وجود دارد. این موجودات از طریق، هوا، انسان محلول شیمیایی، خاک، یا از طریق آب به محلولها و داروهای لابراتوار راه می یابند.

عواملی که به طور کلی در نگهداری منابع دیداری – شنیداری باید رعایت کرد:

1- ساختمان : برای نگهداری منابع دیداری – شنیداری در دراز مدت به ساختمانی مجهز که بر اساس اصول و استانداردهای علمی ساخته شده باشد، نیازمندیم.

در کشورهای جهان سوم، بیشتر ساختمانهایی که به آرشیوها اختصاص داده می شود، از ضوابط معماری آرشیو به دور هستند و فاقد امکانات لازم برای نگهداری منابع می باشد.

عموماً زیرزمینی را در سازمان متبوعه آرشیو، به نگهداری منابع دیداری – شنیداری اختصاص می دهند. قفسه بندی ها ابتدایی و محیط فاقد دما و میزان رطوبت مناسب است. امکانات ناچیز و شرایط نامناسب این قبیل ساختمانها بیشتر در خدمت انهدام منابع است تا حفظ آنها.

ساختمان آرشیوهای سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران – که پس از پیروزی انقلاب اسلامی ساخته شده، نخستین آرشیوی است که در ایران با رعایت اصول و استانداردهای امنی و حفظ و نگهداری منابع ساخته شده است.

- در هر کجا که زغال سنگ یا نفت به مقدار زیاد سو خته می شود، هوا حاوی گازهای سولفید هیدروژن و دی اکسید گوگرد و احتمالاً سایر ترکیب های اسیدی است که باعث فساد و خرابی فیلم می شود.

- در شهرهای بزرگ به علت ترافیک سنگین میزان گرد و خاک علاوه بر گازهای بالا، بسیار زیاد است. در صورتی که آرشیو مجهز به صافیهای جذب گرد و غبار نباشد، گرد و غبار موجب خسارات زیادی می شود از آن جمله است، ایجاد خراشیدگی بر سطح فیلم یا نوارهای مغناطیسی به هنگام بازبینی یا بازشنوایی آن نوارها و همچنین خرابی هد دستگاههای بازبینی .

- نگهداری فیلم های نیتراتی به دلیل قابلیت اشتغال زیاد در محل های مسکونی و پرجمعیت کاری بسیار خطرناک است.

ساختمان آرشیوی در شرایطی ایده آل است که از شهرهای بزرگ و مراکز صنعتی دور باشد. در جنگل و بر روی قطعه زمینی خالی از درخت که سطح آبهای زیرزمینی در آن جا خیلی پایین نباشد، احداث شده باشد. ساختمان آرشیو نباید در کنار دریاچه ها و مردابها ساخته شود.

در ساختن انبار منابع، به طرق گوناگون می توان شرایط مناسبی برای نگهداری منابع فراهم آورد.

سه نوع انبار منابع به شرح زیر است:

الف) ساختمان بر روی زمین احداث شده و مجهز به تاسیسات تهویه مطبوع است.

ب) ساختمان در زیر زمین احداث شده و مجهز به تاسیسات تهویه است

ج) ساختمان بر روی زمین است، بدون داشتن تاسیسات تهویه، مجهز به دیوارهای عایق بندی شده گرمایشی.

ساختمان آرشیوها باید به گونه ای ساخته شده باشد که در برابر آتش خارجی حداقل 6 ساعت مقاومت کند.

منابع دیداری- شنیداری نیاز به نور ندارند. از این رو قسمت مخزن هیچ نیازی به پنجره و در اضافی ندارد. (به استثنای در اضطراری) ساختن ساختمان جدید برای آرشیو بسیار پرهزینه و وقت گیر است. از این رو باید از کارشناسان مهندسی ساختمان و تاسیسات کمک گرفت. تعیین ضخامت دیوارها، نوع درها و مصالح کار آرشیو نیست.

2- دما و رطوبت

عامل مهم دیگر و شاید مهمترین عامل، در آرشیوها دما و رطوبت است. گرمای شدید علاوه بر آنکه به منابع دیداری – شنیداری، آسیب می رساند، موجب تشدید آسیب پذیری آنها نیز، به علت رطوبت می گردد. زیرا فعل و انفعالات شیمیایی در هوای گرم سریع تر انجام می گیرد و منابع دیداری – شنیداری نیز از این قاعده مستثنی نیست.

مثلاً در مورد فیلم یا ویدئو کنترل دما و رطوبت برای آنها بسیار حیاتی است. نتیجه تحقیقات را می توان در یک جمله خلاصه کرد، درجه حرارت پایین تری آهنگ فرسودگی منابع دیداری – شنیداری را کندتر کرده، موجب افزایش طول مر آنها می گردد. مزیان دما و رطوبت برای فیلم های سیاه و سفید، رنگی، نیتراتی، پایه استات یا استار، ویدئوف کاست، اسلاید و نوارهای صدا و به خصوص در مورد فیلم خام تفاوت می کند. تاثیر نورهایی که ناخواسته و تصادفی به فیلم خام برسد فاجعه آمیز است. در 40 درجه زیر صفر آهنگ فرسودگی فیلم خام تقریباً صفر است. فیلم های استات در دمایی بالاتر از 24 درجه واکنش نشان می دهند.

نگهداری فیلم های نیتراتی در دمای بالا خطرناک است. احتمال دارد در اثر اتفاق کوچکی این فیلم ها منفجر شوند.

شرایط نگهداری فیلم سیاه و سفید با رنگی متفاوت است. عموماً توصیه می شود که آرشیوها از نگهداری فیلم های رنگی خودداری کنند و به جای آن از نگاتیو رنگی سه کپی جداگانه نگاتیو سیاه و سفید تهیه نمایند.

عواملی که باعث محو رنگ فیلم های رنگی می شوند. عبارتند از : دما، رطوبت و نور، نظر به اینکه نمایش فیلم با سرعت انجام می گیرد، نور نمی تواند در تخریب نقشی داشته باشد.

3- قفسه بندی

قفسه بندی آرشیو از اهمیت ویژه ای برخوردار است. زیرا حفظ دما و رطوبت نسبی پرهزینه است و باید کوشید تا از فضای آرشیو حداکثر استفاده را کرد. به علاوه  طرح، ارتفاع، نوع جنس و چگالی قفسه ها بستگی به نوع مواد، وزن مواد و میزان استفاده از آنها دارد. تجربه نشان داده شده است که در آرشیوها، مخصوصاً در آرشیوهای فیلم و ویدئو بهتر است از قفسه های فلزی استفاده شود. زیرا وزن فیلم و نوار ویدئو سنگین است و به علاوه به هنگام آتش سوزی، قفسه های چوبی زودتر دچار حریق می شوند. از آنجا که میزان رطوبت در این آرشیوها زیاد است، استفاده از قفسه های چوبی به علت پوسیدگی چوب مقرون به صرفه نیست.

نظام قفسه بندی به دو صورت است. 1) سیستم قفسه های ثابت؛ در این حالت تعدادی قفسه با فواصل معین بر روی کف آرشیو نصب می شوند. آرشیویست با مراجعه به هر قفسه می تواند فیلم یا ویدئو یا هر منبع دیگر را که نیاز دارد پیدا کند.

2) سیستم قفسه های متحرک: برای استفاده هر چه بیشتر از فضای آرشیو در ذخیره منابع می توان از قفسه های متحرک استفاده کرد. در این حالت قفسه ها بر روی ریلهایی که در کف آرشیو تعبیه شده اند می توانند حرکت کنند. دیگر لازم نیست قفسه ها را به فواصل معین از یکدیگر نصب کرد و می توان آنها را حتی به هم چسباند. برای استفاده از قفسه، مراجعه کننده می تواند با حرکت دادن قفسه ها بر روی ریل ها، فضای لازم برای مراجعه به قفسه را ایجاد نماید.

برای حرکت دادن قفسه ها و دستیابی به منابع می توان از سیستم های دستی یا ماشینی استفاده کرد. نوعی از سیستم قفسه متحرکت به صورت کشویی است. بدین ترتیب که در دور طرف قفسه ها در آرشیو فضای لازم در نظر گرفته شده است. در زیر هر قفسه ریل مستقلی قرار گرفته که اجازه می دهد قفسه به دو طرف در عرض سالن حرکت کند.

این سیستم در آرشیوهایی کاربرد دارد که در یک زمان چندین مراجعه کننده بخواهند از آن استفاده نمایند.

- در آرشیوهای ملی فیلم چون از منابع کمتر استفاده می شود، فیلم ها را باید به صورت افقی و روی هم قرار داد. توصیه می شود که بیش از 6 تا 8 قوطی روی هم قرار داده نشود.

4- نور

نور شدید برای مواد آرشیوی  زیان اور است. نور شدید در فیلم های رنگی ایجاد رنگ پریدگی می کند و موجب ریختگی نوار ویدئو می شود. نور پروژکتور به جهت حرکت سریع فیلم، فرصتی برای خراب کردن آن نمی یابد. فیلم و ویدئو را باید از تابش مستقیم نور خورشید دور نگه داشت، حتی اگر در قوطی باشند. زیرا داخل قوطی حرارت جمعمی شود و ماده آرشیوی را خراب می کند. از این رو در ساختمان مخزن آرشیو از نصب پنجره خودداری می شود.

برای جلوگیری از رنگ پریدگی فیلم های رنگی در تاریکی، آرشیویست باید به طور مرتب و در فواصل معین، فیلم ها را بازبینی نماید. ویژگی مهم رنگ پریدگی این است که درجه رنگ پریدگی مناسب با مقدار رنگ موجود در فیلم است. بدین ترتیب رنگ  پریدگی یک فیلم پزیتیو در تاریکی شدید بیشتر از رنگ پریدگی در نور خفیف است. در صورتی که رنگ پریدگی در فیلمی ایجاد شود می توان با تهیه کگی و با کمک مواد شیمیایی آن را برطرف کرد.

5- گرد و غبار

در آرشیوهای نوار مغناطیسی گرد و غبار باعث ریختگی نوار می شود. و در نتیجه تصاویر ویدئو یا صدا آسیب می بیند در آرشیوهای فیلم گرد و خاک بر روی فیلم می نشیند و پس از جذب بخار آب، باعث افزایش رطوبت می شود. با افزایش رطوبت، محیط برای رشد قارچ هاآماده می شود که موجب فساد ژلاتین سطح فیلم می گردد.

بهتر است کف مخزن آرشیو با سنگ موزاییک پوشانده شود. از به کار بردن کف پوش هایی چون موکت، پارکت و امثال آنها که ممکن است محل پرورش و رشد موجودات زنده مضر به فیلم باشد خودداری کنید. به علاوه موزاییک گرد و غبار را جذب می کند. کف مخزن را هیچگاه با جاروی دستی تمیز نکنید.

6- تهویه و تصفیه هوا

متخصصان آتش نشانی توصیه می کنند که از به کار بردن سیستم تهویه در آرشیوها خودداری کنید زیرا کانالهای مربوط به آن، آتش را از خارج به داخل آرشیو سرایت می دهد. ولی این توصیه را نمی توان در آرشیوهای بزرگ جامه عمل پوشاند. عامل مهم در تهویه و تصفیه هوا آب و هوای منطقه ای است که مخزن در آن قرار دارد. مخزن را باید در شرایط فشار مناسب نگه داشت تا تهویه به خوبی صورت گیرد و هوای تازه داخل آن شود. به علاوه باید جلوی هوای آلوده را گرفت.

7- خطرات ناشی از آب و مواد شیمیایی

یکی از عواملی که عصر منابع را می کاهد، آب است آب ممکن است ناشی از سیل، لوله های آتش نشانی باشد و یا آبی که از لوله سقف چکه می کند. آب به شدت فیلم ها را خراب می کند. در صورتی که فیلم ها آسیب ببیند، باید فوراً برای تعمیر و مرمت آنها اقدام نماید. زیرا اگر فیلم ها پس از مرطوب شدن به همان صورت باقی بمانند تا خشک شوند، در حین باز کردن فیلم ها به هم می چسبند.

8- آتش سوزی

آتش سوزی یکی از بزرگترین خطراتی است که آرشیوهای منابع دیداری- شنیداری را تهدید می کند. این خطر در آرشیوهایی که فیلم های نیتراتی دارند به مراتب بیشتر است. سیم کشی های ساختمان باید هم از رو باشند و آن هم در لوله های مخصوص انجام می گیرد. جعبه های تقسیم وکلیدهای کنترل بهتر است در خارج از مخزن تعبیه شده باشند. مخزن آرشیو نیاز به لوله آب آتش نشانی ندارد زیرا خطر وجود آن بیشتر است. لازم است با نصب آتش خاموش کن اتوماتیک در کانال های تهویه از سرایت آتش به مخزن جلوگیری شود. بهتر است کلیه ی وسایل قابل اشتعال را از مخزن خارج کرد. لازم است آرشیوها در مرحله اول به فکر جلوگیری و پیشگیری حریق باشند و با نصب هشدار دهنده و آژیر بکوشند تا در صورت ایجاد حریق خیلی زود آگاه شوند و با نصب کپسول های گازهای ضد حریق نسبت به اطفای حریق اقدام نمایند.

در آرشیوها حتماً باید هشدار دهنده دودی نصب شود تا به محض شروع حریق و ایجاد دود آژیرها به کار افتند. برای اطفای حریق بهتر است که از آب استفاده نشود. از این رو می توان از کپسول های گاز کربنیک و یا گاز هلون استفاده کرد. گاز هلون، بی رنگ، بی بو و نارسانا نسبت به الکتریسیته است.

بازرسی منابع آرشیوی

اگر شرایط آرشیو از هر جهت درست و مناسب باشد، باز هم باید در فواصل زمانی معین منابع آرشیوی را بازرسی کرد. و هر یک را که دچار آسیب دیدگی یا فساد شده مرمت کرد. اگر به موقع نتوانید متوجه فساد یا خرابی در ماده آرشیوی شوید، آنگاه ناگهان درمی یابیدکه کل فیلم از بین رفته است. اگر اصول و استانداردهای حفظ و نگهداری در آرشیو رعایت شده باشد هر سال یکبار لازم است که منابع آرشیوی بازبینی و بازرسی شوند. اگر این اصول رعایت شده باشند، بهتر است در فاصله زمانی کمتری منابع آرشیوی را بازرسی کرد. در صورتی که فیلم، نوار صدا یا ویدئویی دچار چسبندگی باشد، یا آثار فساد و خرابی در عکس و اسلایدی دیده شود، لازم است کپی جدیدی از آن تهیه شود. اگر از فیلم های نگاتیو نیتراتی نسخه ی جدید ی تهیه کردید باید فوراً اقدام به معدوم کردن نسخه ی فاسد کنید.

علاوه بر خرابی و فساد منابع آرشیو، ناشی از اوضاع و شرایط محیط نگهداری، ممکن است در پاره ای موارد، خرابی منابع به علت بی دقتی کسانی باشد که با منابع آرشیوی سرو کار دارند. از آن جمله است خراشیدگی در سطح فیلم، ویدئو و اسلاید و سایر خساراتی که عموماً در هنگام استفاده به منابع وارد می شود.

برای بازرسی دو شرط لازم است. نخست آنکه آرشیو به امکانات و وسایل بازرسی مجهز باشد دوم آنکه آرشیویست بازرسی را با حوصله و دقت انجام دهد. بازرسی انواع گوناگون دارد از آن جمله:

1- بازرسی چشمی، که در آن صورت آسیب دیدگیهای اصلی مانند، خراشهای بزرگ، رنگ پریدگی در فیلم یا تاب برداشتن صفحه، تغییر رنگ عکس و امثال آنها دیده می شود.

2- بازرسی دستی، مثلاً در مورد فیلم، آرشیویست دستکشی نخی به دست می کند و فیلم را هنگام باز شدن از قرقره میان شصت و انگشت سبابه قرار می دهد و به بازرسی می پردازد.

2-    بازرسی ماشینی، کار بازرسی فیلم یا ویدئو به کمک ماشین های مخصوص انجام می گیرد. یکی از این ماشین ها، فیدیکسویه دستی است که مهمترین وسیله و ابزار بازرسی شرایط فیلم است.

انواع آسیب دیدگیها

1- ساییدگی:

 اگر با کشیدن یک سر فیلم (نوار صدا یا تصویر) بخواهیم  آن را به زور به دور حلقه محکم کنیم، در سطح آن ایجاد ساییدگی می شود. ساییدگی عبارت است از خراشهای نازک که در امولسیون یا پشت فیلم به وجود آمده است.

ساییدگی ممکن است به صورت طولی یا مورب باشد که معمولاً در اثر پیچ خوردگی فیلم هر گاه شل به دور حلقه بسته شده باشد ایجاد می گردد. وقتی بخواهیم این حلقه ها را جابه جا کنیم در اثر اصطکاک قسمت های پیچ خورده ساییدگی به وجود می آید.

2- خراشیدگی:

 ساییدگی شدید و خراشیدگی می گویند، عموماً خراشیدگی به فیلم صدمه می زند، تا آنجا که آن را غیر قابل استفاده می نماید. بر روی یک پرده 6 فوتی یک خراشیدگی به ضخامت یک میکرون بر سطح فیلم سوپر 8 تقریباً  اینچ بر فیلم بزرگ می شود.

اگر خراشیدگی شدید باشد در فیلم های سیاه و سفید و معمولی به صورت خط های سفید در فیلم های رنگی به نسبت لایه های رنگی، به رنگهای سبز، زرد، یا حتی سفید نمایش داده می شود.

اگر فیلمی دچار خراشیدگی زیاد یا عمیق باشد، چاره ای جز تهیه یک کپی جدید از آن وجود ندارد. اگر کپی جدید راه به طریقه ی دریچه ی مایع تهیه کنیم، ساییدگی و حتی خراشیدگی های جزئی از بین می رود.

3- آسیب دیدگی حاشیه و سوراخهای فیلم

آسیب دیدگی حاشیه فیم اغلب حاصل نمایش دادن فیلم است. این آسیب دیدگی در قسمتهای اولیه فیلم بیشتر است. زیرا عموماً قرار دادن ابتدای فیلم در پروژکتور به طور نادرست صورت می گیرد. خرابی حاشیه ای فیلم اگر به موقع اصلاح و تعمیر نشود موجب خرابی بیشتر و پارگی آن می شود. اگر آسیب دیدگی منحصر به یک سوراخ باشد می توان آن کادر را به اصطلاح بیرون آورد و دوباره به هم چسباند. ولی اگر چندین سوراخ آسیب دیده باشد توصیه می شود که حاشیه ی آسیب دیده با حاشیه ی جدیدی عوض شود.

4- شکستگی

اگر فیلمی دچار شکستگی شود، فقط یک راه برای آرشیویست وجود دارد و آن هم اتصال آن قسمت فیلم با کمک دستگاه اسپلایسر است.

فیلم چروک شده و ترد و خشک، اتصال های ناصحیح، استفاده غلط از فیلم ها و قرار دان نادرست فیلم در پروژکتور، علتهای اصلی به وجود آمدن این گونه شکستگی هاست.

اگر فیلمی پی در پی دچار شکستگی شود، سرانجام تصویر و صدای خود را از دست خواهد داد. و غیر قابل استفاده خواهد شد. شکستگی، دلیل بی توجهی، بی دقتی یا کشیدن بیش از حد فیلم است.

5- آلودگی فیلم

مواظب باشید سطح فیلم کثیف نشود. گرد و خاک، کرک، چسب، چای، قهوه یا مواد دیگر سطح فیلم را کثیف نکند.

6- سوختگی ها

حرارت لامپ پروژکتور می تواند به فیلمی که تصاویر آن را نمایش می دهد آسیب برساند. یک فیلم سیاه و سفید می تواند به آسانی چین بردارد و تاول بزند زیرا ذرات نقره فیلم تمام انرژی وارده را جذب می کند.

اصلاح نسخه آسیب دیده

پاره ای از آرشیویستها و دست اندرکاران سینما، قسمت آسیب دیده فیلم را بدون جانشین کردن نسخه ی  بدلی برمی دارند. این کار به دلایل زیادی درست نیست.

زیرا اولاً آرشیوهای فیلم در حکم موزه هستند و باید کوشش نمایند تا فیلمی را که نگه می دارند سالم و کامل باشد. ثانیاً حذف پاره ای از صحنه های فیلم می تواند پیام فیلم را تغییر دهد.

آرشیویست برای سفارش جانشین باید دو نکته را در نظر داشته باشد.

1- در صورتی که فیلم مودر نظر فرسوده، آسیب ده، و پر از اتصالهای پیوندی است بهتر است که همه فیلم را نادیده بگیرد و نسخه ی جدیدی سفارش دهد.

3-    اما اگر فیلم قابل استفاده است و آرشیو نیز برای آن فیلم مراجعه کننده زیادی ندارد می توان به سفارش همان قسمتها اکتفا کند.

1- کتاب

در این قسمت می کوشیم مواد کتابخانه بخش اسناد و مدارک سینمایی یک آرشیو را معرفی کنیم. در تنظیم سیاست انتخاب و تهیه کتابها لازم است عوامل مختلفی در نظر گرفته شود. اگر کتابخانه بخش اسناد و مدارک آرشیو فیلم در کشوری کتابخانه منحصر به فردی باشد، لازم است درصد گردآوری مجموعه ای بزرگ برآید.

کتابخانه ی بخش اسناد و مدارک باید در سیاست انتخاب و تهیه منابع، تعیین کند که آیا در زمینه های مرتبط با سینما، مانند عکاسی، تئاتر، داستان و تاریخ نیز کتاب تهیه می کند یا نه .

فصل چهارم

بخش اسناد و مدارک

هدف بخش اسناد و مدارک عبارت است از گردآوری، حفظ و حراست و دستیابی به موادی که در ارتباط با سینما هستند. شاید منظور از ابعاد چنین بخشی در وهله اول رفع نیازهای فوتی و فوری آرشیو فیلم برای انتخاب، تهیه، فهرستنویسی، برنامه ریزی فیلم ها باشد. لیکن از این ها گذشته این بخش، آرشیو را قادر می سازد که به طور وسیعی دامنه خدمات خود را گسترش دهد. برای تاسیس بخش اسناد و مدارک باید حداقل دو اصل را در نظر داشت. اولاً لازم است نیازهای جامعه را بررسی کرده و شناخت و ثانیاً اینکه اصولاً مراکز اسناد و مدارک موجود قادر به پاسخگویی آن نیازها هستند یا نه.

در آرشیوهای کوچک و جدید التاسیس، یک کتابدار می تواند بخش اسناد و مدارک را اداره نماید و خدمات لازم را به مراجعه کنندگان بدهد. ولی با رشد آرشیو ضروری است که این بخش بر اساس نوع مواد و خدمات به واحدهای بیشتری تقسیم شود. در چنین شرایطی لازم است از متخصصانی که درکار گردآوری و سازماندهی اسناد و مدارک تجربه دارند استفاده کرد.

کتابخانه قلب مرکز اسناد و مدارک است. اصولاً مطالعه نیاز به تمرکز حواس دارد و از این رو محل کتابخانه باید به نحوی باشد که برای حفظ وحراست مواد کتابخانه مناسب باشد.

بهترین درجه 21 درجه سانتی گراد است. و رطوبت نسبی 60 تا 65 درصد است. کتابدار کتابخانه مرکز اسناد و مدارک معمولاً فضای خود را به چهار قسمت تقسیم می کند.

1- قسمت امانت   2- مطالعه     3- ذخیره     4- خدمات فنی

1- کتاب

برای غنی تر کردن و روزآمدکردن کتابهای کتابخانه می توان از روشهای زیر استفاده کرد.

1- معرفی کتابها و نقد کتابها در نشریات ادواری و جاری که در زمینه ی سیفا منتشر می شوند.

2- فهرست های موسسات انتشاراتی و ناشرانی که در زمینه ی سینما فعالیت می کنند.

3- فهرست های کتابفروشان بزرگ داخلی و خارجی

4- کتاب شناسیهای سالانه

5- کتاب شناسیهای ملی و فهرستگان های کتابخانه های بزرگ

6- کتاب شناسی های که از طرف آرشیوهای فیلم منتشر می شوند.

2- نشریات ادواری

علاوه بر کتاب، کتابخانه ی بخش اسناد و مدارک در یک آرشیو فیلم موظف است به گردآوری مجلات و نشریات ادواری که در زمینه ی سینما منتشر می شوند بپردازند. مجلات و نشریات ادواری عموماً از طریق اشترات سالانه تهیه می شوند. کتابخانه بایستی آخرین شماره نشریات ادواری را جهت استفاده مراجعه کنندگان در دسترس آنها قرار دهد.

3- جزوه ها

یکی دیگر از مواد کتابخانه  جزوه ها است. جزوه معمولاً به نشریه ای گفته می شود که تعداد صفحات آن کمتر از سه فرم چاپی (48 صفحه) باشد. جزوه ممکن است نشریه ای مستقل و یا قسمتی از یک کتاب باشد. در سازماندهی جزوه ها عموماً کوشش می شود از فهرستنویسی ساده استفاده شود و در صورت لزوم از نظامهای نمایه سازی برای ذخیره و بازیابی اطلاعات جزوه ها استفاده می گردد.

4- بریده جراید

مهمترین وسیله برای کسب اطلاعات روزآمد، بریده جراید است. اطلاعات مندرج در کتابها و حتی اطلاعاتی که در نشریات ادواری آمده قادی نیستند اطلاعات کافی و وافی درباره تولیدات منابع دیداری- شنیداری در اختیار ما بگذارند.

با گذشت زمان، مجموعه بریده جراید ارزش خاصی به دست می آورد و آن نیز گردآوری نظرات، عقاید و نقدهایی است که درباره تولید برنامه های رادیو – تلویزیونی فیلم های سینمایی و عکاسی است.

بریده جراید را از دو طریق می توان جمع آوری کرد:

1- آرشیویست می تواند روزنامه ها و نشریات ادواری مهم کشور را مشترک شود.

پس از دریافت شماره های روزنامه ها و نشریات ادواری، قسمت هایی را که در ارتباط با منابع دیداری-شنیداری و یا موضوع های مرتبط آنها هستند ببرد و هر کدام را که بر روی کاغذی به اندازه 30×21 cm بچسباند و آنگاه این کاغذها را بر اساس موضونع بایگانی نماید.

2- می توان بریده جراید را از طریق موسسه یا سازمان حرفه ای تهیه کرد. این نوع موسسات یا سازمانها هر روز تعداد معین از روزنامه ها یا مجلاتی را که منتشر شده اند تهیه می کنند. پس کلیه مقالات آنها می برند و بر روی کاغذ می چسبانند.

طریقه ی دوم از بسیاری جهات مناسبتر است. زیرا در وقت و بودجه آرشیو صرفه جویی می شود.

- عکس ها

مجموعه عکس های فیلم ها یا برنامه های تولیدی تلویزیونی در یک آرشیو منابع دیداری- شنیداری از دو نظر می تواند به درد خور باشد.

1- به عنوان یک آرشیو تصویری تحقیقاتی به خصوص از قسمت های پشت صفحه می تواند برای عوامل تولید فیلم ها یا برنامه های دیگر مفید باشد. از جمله برای تهیه دکور، انتخاب هنرپیشه، لباس و امثال آنها .

3-    در صورتی که بخواهیم در زمینه ی نیما یا تولید تلویزیونی کتاب یا نشریه ای منتشر کنیم این آرشیو تحقیقاتی این نیاز ما را برآورده خواهد کرد.

- پوستر

پوسترهای فیلم ها جایگاه خاصی در بخش اسناد و مدارک آرشیو دارند پوسترها از جنبه های گوناگون اهمیت دارند. از نظر هنر گرافیک، از نظر تبلیغاتی، از نظر صحنه ها و حوادث. پوسترها را می توان از طریق شرکت تولید کننده یا توزیع کننده سازمانهای تبلیغاتی یا از طریق فستیوالها، کارگزارها، کتابفروشیها، حراجیها، مجموعه های خصوصی یا مبادله با سایر آرشیوها گردآوری کرد.

فهرست نویسی پوسترها با مشکلات خاصی روبرو است. زیرا مجموعه پوسترها باید پاسخگوی نیازهای گوناگون باشد. آرشیو باید به هر پوستر که دریافت می کند، یک شماره بدهد. برای سهولت کار می توان از شماره ها پی در پی استفاده کرد.

بیشتر پوسترهایی که در یک آرشیو فهرستنویسی می شود، بیشتر جنبه ی تبلیغاتی درباره فیلم را دارند. برای نگهداری پوسترها باید درجه حرارت، نور، رطوبت نسبی و مناسب رعایت شود و با بررسی کاغذهای پوستر و به کار گرفتن داروهای شیمیای از پوسیدگی و رشد میکروبها، قارچها جلوگیری کرد.